Tổ chức hội nghị hội thảo sao cho chuyên nghiệp?

Hội nghị, hội thảo thường được các doanh nghiệp tổ chức với nhiều mục đích và tính chất khác nhau. Trong quá trình tổ chức cần có một quy trình và sự chuẩn bị kỹ lưỡng để sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Vì thế, Gala Center xin chia sẻ quy trình tổ chức hội nghị hội thảo cho các doanh nghiệp thông qua bài viết dưới đây. 

1. Quy trình tổ chức một buổi hội nghị hội thảo chuyên nghiệp

Bước 1: Xác định chủ đề khi tổ chức hội nghị

Mỗi sự kiện đều có mục đích tổ chức cụ thể, đây là cơ sở để lên kế hoạch tổ chức chi tiết và hiệu quả. Tùy vào từng mục đích mà xác định được chủ đề, ví dụ tổ chức hội nghị khách hàng thì chủ đề sẽ là “10 năm - cảm ơn vì cùng đồng hành” hay hội nghị tổng kết cuối năm “Xuân sum họp”,...Thông qua đó bạn cũng dễ dàng chọn lọc được đối tượng tham dự của buổi hội nghị, hội thảo.

Xác định chủ đề tùy theo mục đích và chọn ra đối tượng tham dự

Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức hội nghị

Trong quá trình lập kế hoạch, bạn cần xác định đâu là mục đích, mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được sau buổi hội nghị và nội dung chính của sự kiện. Sau khi xác định được mục tiêu thì bạn cũng chọn lọc đối tượng mà doanh nghiệp hướng đến để có thể lên danh sách khách mời tham dự như đối tác, khách hàng, báo chí, truyền thông đến các cấp quản lý, nhà lãnh đạo trong công ty. 

Lựa chọn đơn vị tổ chức hội nghị uy tín

Tiếp theo là chọn đơn vị tổ chức uy tín và địa điểm cần phải có không gian thoải mái, thuận tiện để khách mời dễ dàng di chuyển. Đồng thời sắp xếp thời gian hợp lý để khách mời có thể tham dự đầy đủ.

Trung tâm Hội nghị & Tiệc cưới Gala Center - tọa lạc tại 415 Hoàng Văn Thụ, Phường 2, Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh. Gala Center là nơi có vị trí thuận lợi nằm trên đường lớn, cơ sở vật chất hiện đại với chất lượng âm thanh ánh sáng sẽ là địa điểm lý tưởng mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua.

Bên cạnh đó, bạn cần xác định chi phí mà doanh nghiệp cần bỏ ra để chi trả cho các hoạt động như thuê địa điểm tổ chức, thuê thiết bị hay lương cho nhân viên tổ chức,... Và quan trọng nhất vẫn là nội dung của chương trình, bạn cần chuẩn bị kịch bản chi tiết và đưa ra được những ý tưởng sáng tạo để thu hút sự tập trung của khách mời. Tất cả sự chuẩn bị này sẽ là chìa khóa thành công cho sự kiện của các doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Bí kíp lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị uy tín

Bước 3: Chuẩn bị các công việc 

Một số công việc cần chuẩn bị trước khi tiến hành tổ chức hội nghị hội thảo như:

• Chuẩn bị không gian tổ chức hội thảo và chắc chắn địa điểm đã được xác nhận, đảm bảo trang thiết bị đầy đủ 
• Sắp xếp các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón tạo sự thoải mái cho các khách mời
• Truyền thông và thông báo về sự kiện để nhiều người biết đến
• In ấn tài liệu liên quan đến sự kiện
• Gửi thư mời đến khách mời

Bước 4: Tiến hành tổ chức hội nghị hội thảo

Đây là bước tiến hành thực hiện sau những khâu chuẩn bị kỹ lưỡng ở trên. Bạn chỉ cần tiếp đón khách mời và người tham dự, sau đó đảm bảo thực hiện buổi hội nghị theo như kịch bản và kiểm soát những rủi ro có thể xảy ra.

Tiến hành tổ chức theo kịch bản được sắp xếp

Bước 5: Kết thúc chương trình

Kết thúc hội nghị với những phần quà lưu niệm sẽ để lại ấn tượng tốt trong mắt người tham dự. Sau đó là ghi lại biên bản và thông báo kết luận của hội nghị.

Bước 6: Xử lý thông tin sau hội nghị

Doanh nghiệp tự tổng hợp và đánh giá về nội dung của buổi sự kiện đã được tổ chức. Kiến nghị các tổ chức, đơn vị dự dự hội nghị hội thảo về nội dung vừa qua để có được những kinh nghiệm quý giá.

Bước 7: Đánh giá hiệu quả 

Việc đánh giá sẽ dựa trên số người tham dự sự kiện thực tế và ý kiến của khách hàng hay là kết quả của hoạt động truyền thông. Từ đó cải thiện và phát triển trong những hoạt động sắp tới.

Lấy ý kiến khách hàng để đánh giá hiệu quả chương trình 

>>> Các tiêu chí đánh giá hiệu quả của một hội nghị thành công là gì?

2. Những lưu ý khi tổ chức hội nghị hội thảo

Mời những khách mời có đủ độ tin tưởng

Việc mời những chuyên gia hoặc khách mời có uy tín và danh tiếng sẽ giúp tăng sự tin tưởng và sự uy tín cho chương trình. Điều này cũng góp phần cải thiện hiệu quả của hoạt động truyền thông và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi khách hàng.

Ngoài ra, việc chọn khách mời cần phải dựa trên tiêu chí phù hợp với chủ đề của buổi hội nghị. Tuy nhiên để đảm bảo hiệu quả, người tổ chức cần chuẩn bị kịch bản và danh sách câu hỏi cho các chuyên gia để đảm bảo sự suôn sẻ trong quá trình thảo luận. 

Lấy thông tin khách mời

Mục đích của buổi hội nghị hội thảo nhằm tăng cường mối quan hệ và mở rộng cơ hội kinh doanh. Vì thế, việc thu thập thông tin của khách mời có thể giúp cho doanh nghiệp nắm được thông tin về khách hàng tiềm năng và xác định các cơ hội tiếp thị trong tương lai.

Có nhiều hình thức thu thập thông tin khác nhau như sử dụng thẻ thành viên, đăng ký nhận thông tin qua email, hoặc yêu cầu khách hàng điền thông tin vào một form trực tuyến.

Lấy thông tin khách mời bằng cách điền form

Hoạt động truyền thông 

Để đảm bảo thành công của buổi hội thảo, hoạt động truyền thông trước sự kiện là rất quan trọng. Tuy nhiên, việc lên kế hoạch cho thời gian truyền thông cần phải được đặt trong một khoảng thời gian phù hợp để đảm bảo hiệu quả cho sự kiện. Nếu quá sớm, thông tin sẽ dễ bị lãng quên và mất sức nóng của sự kiện. Nếu quá gần ngày tổ chức, khó khăn sẽ xảy ra trong việc sắp xếp người tham dự.

Để đạt được hiệu quả tốt nhất, hoạt động truyền thông nên được tiến hành từ 1 - 2 tuần trước khi sự kiện diễn ra. Hơn nữa, cần sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của sự kiện để đảm bảo thông tin được truyền đạt đến đúng người mục tiêu.

Kết luận

Trên đây là quy trình tổ chức và một số lưu ý cho doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị hội thảo. Hy vọng những thông tin này sẽ có ích cho doanh nghiệp thành công trong công cuộc phát triển kinh doanh.

Xem thêm: >>> Tiệc tea-break nhẹ cho hội nghị nên có những món nào? >>> Khám phá tầm quan trọng của mùi hương trong các buổi hội thảo, hội nghị >>> Cách bố trí bàn ghế nào phù hợp với hội nghị, hội thảo của doanh nghiệp bạn?