Bí quyết thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại TP. HCM phù hợp

Thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại TPHCM không chỉ là chọn một sảnh đẹp. Đó là quá trình ra quyết định dựa trên mục tiêu, dòng di chuyển của khách, yêu cầu kỹ thuật, lịch vận hành và cách phối hợp giữa các bên. Trong bài viết này, Gala Center đồng hành cùng bạn đi qua từng bước rõ ràng, giàu cảm xúc nhưng thực tế, để chương trình trôi chảy và đáng nhớ.

Xác định nhu cầu khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại TPHCM

Xác định loại sự kiện và mục tiêu cụ thể

Gọi tên đúng loại hình để định hướng không gian và nhịp chương trình.  Ví dụ như: Tiệc cuối năm cần không khí ấm áp, có phần vinh danh, nâng ly và bốc thăm may mắn. Hội nghị khách hàng cần nội dung mạch lạc, khả năng trình chiếu ổn định, ghế ngồi thoải mái để theo dõi lâu. Họp báo cần ánh sáng rõ, khu tác nghiệp thuận tiện cho báo chí và lối di chuyển gọn. 

Sau khi xác định loại hình, hãy viết mục tiêu thành vài câu ngắn như tri ân, kết nối, giới thiệu sản phẩm, truyền cảm hứng cho năm mới. Mục tiêu rõ giúp địa điểm đề xuất bố trí, thời lượng và hỗ trợ kỹ thuật sát nhu cầu.

Xác định rõ mục tiêu tổ chức sự kiện tại TP. HCM giúp bạn chọn không gian phù hợp

Quy mô khách, kiểu ngồi, yêu cầu sân khấu và trình chiếu

Gala Center có đa dạng không gian tổ chức lớn nhỏ cho các sự kiện tại TP. HCM

Quy mô khách ảnh hưởng trực tiếp đến bố cục chỗ ngồi và kích thước sân khấu:

- Dưới một trăm năm mươi khách, kiểu hội trường hoặc phòng học giúp tập trung theo dõi phần chia sẻ. 

- Từ một trăm năm mươi đến ba trăm khách, bàn tròn mười người thuận tiện cho dùng tiệc và giao lưu.

- Trên ba trăm khách, nên ưu tiên sảnh có trần cao, lối đi giữa rõ ràng và khu kỹ thuật riêng để bảo đảm tầm nhìn. 

Hãy liệt kê một số yêu cầu về sân khấu mong muốn, vị trí màn hình chính, số màn hình phụ, số micro cầm tay, số micro cài áo và yêu cầu loa dành cho người trình bày. Khi các thông số được nêu đủ, đội kỹ thuật sẽ chuẩn bị cấu hình đúng nhu cầu, giúp buổi tổng duyệt diễn ra mượt mà.

>>> Có bao nhiêu kiểu sắp xếp bàn ghế cho sự kiện, hội nghị, sự kiện và ý nghĩa của từng kiểu?

Ngày giờ diễn ra, thời gian dựng và tổng duyệt

Lịch trình rõ ràng là chìa khóa của một chương trình đúng giờ. Bạn cần chốt ngày tổ chức, giờ đón khách, giờ khai mạc và giờ kết thúc. Kèm theo đó là thời gian dành cho bên trang trí, thời gian gắn thiết bị và một buổi tổng duyệt có đầy đủ âm thanh, ánh sáng và màn hình. 

Với các tuyến đường trung tâm của TP. HCM, hãy cộng thêm thời gian đệm cho giờ cao điểm để đội ngũ và khách mời không bị trễ. Khi từng mốc được xác lập ngay từ đầu, mọi bộ phận sẽ chủ động phối hợp và hạn chế tối đa việc thay đổi sát giờ.

>>> Điểm danh top những trung tâm hội nghị khách hàng lớn và sang trọng tại TP. HCM

Tham quan thực tế địa điểm tổ chức sự kiện

Lối vào và khu vực đón khách có thông thoáng không?

Ấn tượng đầu tiên bắt đầu từ khu vực bên ngoài khán phòng. Khi tham quan, bạn nên đứng ở lối vào vào khung giờ gần với giờ dự kiến đón khách để quan sát luồng di chuyển. Lối vào có đủ rộng để không tạo hàng chờ quá dài. Quầy lễ tân đặt ở vị trí nào để không chắn lối đi. Khu chụp ảnh đặt ở đâu để khách có thể dừng lại ghi hình mà không gây ùn tắc. Biển chỉ dẫn có dễ nhìn và đủ thông tin hay không. Những chi tiết này quyết định cảm nhận của khách ngay phút đầu và giúp chương trình khởi động đúng nhịp.

Không gian sự kiện cần thông thoáng để khách mời và nhân viên di chuyển thuận tiện

Sân khấu, màn hình, âm thanh, ánh sáng có đáp ứng chương trình?

Sân khấu là nơi truyền tải câu chuyện. Hãy hỏi chiều rộng, chiều sâu và chiều cao cho phép của sân khấu. Kiểm tra khoảng cách từ hàng ghế đầu đến mép sân khấu để bảo đảm tầm nhìn thoải mái. Với màn hình, bạn bước ra hai bên cánh và hàng ghế cuối để thử góc nhìn, tránh điểm mù.

Về âm thanh, hãy thử micro cầm tay và micro cài áo tại bốn vị trí khác nhau trong phòng. Về ánh sáng, yêu cầu thử các trạng thái tương ứng với từng phần như chào mừng, vinh danh, biểu diễn và nâng ly. Khi những bài thử cơ bản này đạt, bạn có cơ sở tin cậy để chốt kịch bản.

Nhà vệ sinh, bãi xe và lối đi có đủ cho khung giờ cao điểm?

Tiện ích hậu trường ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm. Nhà vệ sinh cần sạch, gần mà không gây tiếng ồn cho khán phòng. Bãi xe phải đủ cho tỉ lệ ô tô và xe máy theo quy mô khách. Lối đi nội bộ cần sáng và rõ ràng. 

Nếu địa điểm nằm ở nơi dễ kẹt xe, bạn nên xin sơ đồ di chuyển ra vào và cách điều phối phương tiện ở giờ kết thúc. Chuẩn bị trước những thông tin này giúp khách chủ động thời gian và giúp chương trình khép lại gọn gàng.

Cách giữ ngày tổ chức sự kiện mùa cao điểm cuối năm tại TP. HCM

Thời điểm nên giữ chỗ và các mốc cần chốt

Mùa cao điểm thường từ tháng mười một đến hết tháng mười hai và có thể kéo dài sang đầu tháng một. Bạn nên giữ chỗ trước từ ba đến sáu tuần để có nhiều lựa chọn về ngày đẹp và khung giờ thuận lợi. 

Khi làm việc với Gala Center, bạn có thể đề nghị ghi nhận bốn mốc quan trọng. 

- Một là ngày tổ chức chính thức để đội ngũ khóa lịch sảnh phù hợp với quy mô khách. 

- Hai là khung giờ dựng cảnh cho nhà thầu trang trí và lắp đặt thiết b (nếu có)ị. 

- Ba là lịch tổng duyệt có đủ âm thanh, ánh sáng và màn hình trình chiếu. 

- Bốn là giờ kết thúc được phép để chủ động sắp xếp nghi thức cuối chương trình. 

Việc chốt bốn mốc này ngay từ đầu giúp kế hoạch mạch lạc và tránh thay đổi sát giờ.

Giờ dựng, giờ tổng duyệt, giới hạn âm thanh và giờ kết thúc

Mỗi địa điểm đều có quy định vận hành riêng. Bạn cần nắm rõ giờ vào hàng, thời lượng dựng, thời lượng tháo dỡ và các giới hạn về âm thanh, đặc biệt với chương trình có phần cao trào. Hãy trao đổi sớm về khung giờ dựng để nhà thầu vào hàng, treo trang trí và thử thiết bị mà không ảnh hưởng khu vực đón khách. 

Đồng thời xác nhận giờ kết thúc để chủ động sắp xếp những phần cuối như trao quà, chụp ảnh tập thể và lời cảm ơn. Sự chủ động này giúp chương trình giữ nhịp, tránh kéo dài ngoài kế hoạch.

Cần có lịch trình, thời gian set-up sảnh, tổng duyệt trước khi sự kiện diễn ra

Người phụ trách kỹ thuật và đường dây liên hệ trực tiếp

Một đầu mối kỹ thuật rõ ràng giúp mọi việc thông suốt. Sau khi giữ ngày, bạn có thể yêu cầu địa điểm tổ chức sự kiện cung cấp thông tin của người phụ trách khán phòng cùng các kênh liên hệ trong ngày tổng duyệt và ngày diễn ra. 

Trước sự kiện, bạn gửi kịch bản theo phút, danh mục thiết bị sử dụng và người chịu trách nhiệm từng hạng mục. Việc kết nối sớm giữa ban tổ chức, nhà thầu và đội kỹ thuật của khán phòng giúp xử lý tình huống kịp thời và giữ cho sân khấu luôn liền mạch.

Cách đọc báo giá để khi tổ chức sự kiện

Phí cố định gồm thuê sảnh, phục vụ, vệ sinh

Trong báo giá thường có những phần đã bao gồm. Thông thường là thuê khán phòng theo khung giờ, nhân sự phục vụ tiêu chuẩn, công tác vệ sinh sau sự kiện và nước uống cơ bản. Có nơi nêu rõ số bàn ghế, loại khăn phủ và tỉ lệ nhân viên phục vụ theo số khách. Đọc kỹ phần này giúp bạn so sánh công bằng giữa các lựa chọn và biết mình đang nhận được những gì.

Cần xem rõ các đầu mục chi phí, từ đồ ăn nhẹ, thức uống đến giấy bút ghi chép

>>> Mẹo chọn thực đơn tiếp khách ấn tượng cho sự kiện, hội nghị 

Điều kiện đặt cọc, đổi ngày, hủy và thời hạn thanh toán

Điều kiện làm việc minh bạch giúp hai bên yên tâm. Bạn cần biết tỉ lệ đặt cọc, lịch thanh toán theo các mốc, điều kiện đổi ngày và quy định khi hủy vì lý do khách quan. Hãy yêu cầu thể hiện bằng văn bản ngắn gọn, dễ hiểu. Khi tất cả điều kiện đã rõ, việc chuẩn bị ngân sách và điều phối nội bộ sẽ chủ động và nhẹ nhàng hơn.

>>> Có thể bạn quan tâm: Danh sách các đầu mục cần nắm rõ khi tổ chức tiệc tất niên cuối năm cho công ty

Câu hỏi thường gặp khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại TPHCM

Khoản phí nào thường phát sinh và cách dự phòng?

Phổ biến nhất là ngoài giờ và thay đổi bố cục sát giờ. Cách dự phòng là chốt sơ đồ chỗ ngồi sớm, có thời gian đệm trong lịch và tổ chức tổng duyệt đúng giờ. Khi làm việc với Gala Center, bạn có thể đề nghị ghi rõ cách tính các mốc thời gian để chủ động điều phối.

Quy định giờ kết thúc và hỗ trợ bãi xe?

Mỗi địa điểm có khung giờ kết thúc riêng. Bạn nên xác nhận bằng văn bản để chủ động khép lại chương trình đúng lúc. Về bãi xe, hãy hỏi tỉ lệ ô tô và xe máy có thể đáp ứng ở giờ cao điểm và xin sơ đồ điều phối để gửi cho khách (nếu có)

Có thể mang thiết bị riêng hay không? 

Nhiều địa điểm cho phép mang thiết bị riêng với điều kiện có danh mục rõ ràng, giấy tờ an toàn và thời gian lắp đặt phù hợp. Hãy thống nhất người chịu trách nhiệm kết nối giữa thiết bị mang theo và hệ thống có sẵn để bảo đảm tín hiệu ổn định.

Lời kết

Một sự kiện đáng nhớ bắt đầu từ đề bài rõ ràng và sự phối hợp mạch lạc. Hy vọng các gợi ý trên của Trung tâm Hội nghị & Tiệc cưới Gala giúp bạn thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại TPHCM tự tin hơn, từ khâu giữ ngày đến tổng duyệt. Nếu cần, đội ngũ Gala Center sẵn sàng đồng hành. Mời bạn liên hệ Gala Center ngay để được tư vấn và xem sảnh sự kiện.

>>> Có thể bạn quan tâm: Các ưu đãi sự kiện, hội nghị cuối năm của Gala Center

>>> Cập nhật các tin tức, kinh nghiệm tổ chức sự kiện, hội nghị mới nhất hiện nay