Checklist 13 hạng mục tổ chức tiệc tất niên cuối năm cho công ty

Bạn đang chuẩn bị tổ chức tiệc tất niên cho công ty nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Từ việc xác định mục tiêu, chọn concept, xây dựng kịch bản đến kiểm soát ngân sách – mỗi bước đều đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để sự kiện diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và mang lại nhiều cảm xúc. Bài viết dưới đây Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới Gala (Gala Center) sẽ giúp bạn xây dựng một checklist tổ chức tiệc tất niên cuối năm đầy đủ, dễ áp dụng và phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của việc tổ chức tiệc tất niên cuối năm

Tiệc tất niên không chỉ là bữa tiệc liên hoan thường niên, mà là cột mốc ý nghĩa để doanh nghiệp nhìn lại một năm hoạt động, tri ân đội ngũ, vinh danh những nỗ lực nổi bật và cùng nhau hướng tới một hành trình mới. Khi được tổ chức bài bản, tiệc tất niên không chỉ giúp truyền cảm hứng cho nhân viên mà còn góp phần củng cố văn hóa nội bộ, tăng tính gắn kết và nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách mời.

Để giúp bạn tổ chức một tiệc tất niên công ty thật trọn vẹn dù quy mô nhỏ hay lớn, bài viết dưới đây Gala Center sẽ hướng dẫn từng bước xây dựng một checklist tổ chức tiệc tất niên trọn gói.

Checklist tổ chức tiệc tất niên công ty theo 3 giai đoạn

Dưới đây là 13 hạng mục quan trọng nhất trong checklist tổ chức tiệc tất niên công ty, được phân chia theo từng giai đoạn từ chuẩn bị – thực hiện – đánh giá. Tùy theo quy mô, tính chất và ngân sách, doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh, tuy nhiên các đầu việc cơ bản sau là không thể thiếu:

Giai đoạn 1: Trước sự kiện

Giai đoạn này chiếm tới 70% thành công của một buổi tiệc tất niên. Nếu được lên kế hoạch bài bản, doanh nghiệp sẽ tránh được phát sinh, thiếu sót, đồng thời tạo tiền đề cho một sự kiện suôn sẻ, truyền cảm hứng và đáng nhớ.

1. Xác định mục tiêu & thông điệp Year End Party

Trước khi đi vào chi tiết, bạn cần làm rõ: Doanh nghiệp tổ chức tiệc tất niên nhằm mục đích gì?

- Tri ân nhân viên sau một năm cống hiến?

- Vinh danh những cá nhân, tập thể xuất sắc?

- Tạo không gian gắn kết nội bộ, phá vỡ rào cản phòng ban?

- Truyền động lực, tầm nhìn cho năm mới?

Khi đã rõ mục tiêu, hãy lựa chọn thông điệp chủ đạo phù hợp. Thông điệp nên được lồng ghép đồng bộ trong: Thư mời, Backdrop sân khấu, Bài phát biểu lãnh đạo, Video tổng kết năm, Slide trình chiếu trong sự kiện,...

Điều này giúp buổi tiệc trở thành một chiến dịch truyền thông nội bộ nhất quán, có chiều sâu – thay vì chỉ là một buổi liên hoan.

2. Chốt ngân sách tổ chức tiệc tất niên cuối năm

Cần chốt và phân bổ ngân sách tổ chứ tiệc tất niên cho công ty trước khi bắt đầu đặt tiệc

Một sai lầm phổ biến là tổ chức trước – tính chi phí sau. Điều này dễ khiến doanh nghiệp bị “vỡ ngân sách”, hoặc phát sinh ngoài tầm kiểm soát. Hãy bắt đầu bằng một bảng ngân sách tổng và phân bổ cụ thể cho từng hạng mục như:

Nếu tổ chức tất niên trọn gói tại một trung tâm sự kiện uy tín, bạn có thể tiết kiệm thời gian đàm phán với từng bên cung ứng riêng lẻ.

3. Chọn ngày tổ chức, xác định số lượng khách mời

Chọn ngày phù hợp để tổ chức tiệc cuối năm cho công ty

- Thời điểm lý tưởng: Từ 15/12 đến 20/1. Tránh trùng lễ Tết Dương lịch, cuối tuần cận Tết Âm lịch hoặc các sự kiện ngành.

- Địa điểm ảnh hưởng bởi thời gian: Càng đặt sớm, càng có nhiều lựa chọn đẹp và giá tốt.

- Danh sách khách mời cần rõ ràng: Nhân viên toàn công ty hay theo khu vực? Có mời người nhà, đối tác, khách VIP không? Bao nhiêu suất ăn? Có yêu cầu món chay, món riêng?

Việc này giúp bạn lựa chọn nhà hàng tổ chức tiệc cuối năm đúng quy mô và hạn chế lãng phí thực phẩm, bàn ghế, nhân sự.

4. Lên concept & ý tưởng tổ chức tất niên độc đáo

Tiệc tất niên cuối năm không cần rập khuôn. Một chủ đề sáng tạo sẽ khiến mọi người háo hức tham gia và ghi nhớ lâu hơn. Một số gợi ý concept theo định hướng văn hóa doanh nghiệp:

- Gala Vinh Danh – Sang trọng, truyền cảm hứng, phù hợp doanh nghiệp chuyên nghiệp.

- Retro Night – Hoài cổ, gợi cảm xúc, tạo chất riêng cho doanh nghiệp trẻ.

- Dạ tiệc ánh sáng – Hiện đại, công nghệ, phù hợp startup hoặc công ty sáng tạo.

- Carnival văn hóa – Màu sắc, vui nhộn, tạo sự giao lưu đa dạng vùng miền.

Khi chọn concept, hãy đồng bộ: Dresscode, Trang trí không gian, Ấn phẩm sự kiện (thư mời, banner, slide), Âm nhạc & tiết mục biểu diễn,..

Nên đồng bộ concept và dresscode khi tổ chức tiệc tất niên

>>> Có thể bạn quan tâm: Top các ý tưởng độc đáo, mới lạ xoá tan nhàm chán cho tiệc tất niên 

5. Tìm kiếm & chọn nhà hàng tổ chức tiệc cuối năm

Địa điểm đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Hãy xem xét kỹ các tiêu chí:

- Vị trí: Gần trụ sở, thuận tiện giao thông, có bãi đỗ xe.

- Sức chứa: Đủ cho toàn bộ khách mời, có thể chia theo khu nếu cần.

- Gói dịch vụ đi kèm: Có sẵn âm thanh – ánh sáng, MC, kịch bản, trang trí, thực đơn theo yêu cầu.

- Kinh nghiệm tổ chức: Có từng phục vụ doanh nghiệp trong ngành? Phản hồi khách trước thế nào?

Bạn nên ưu tiên các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức tất niên trọn gói, vì tiết kiệm được rất nhiều đầu việc.

6. Lên kịch bản tiệc tất niên cuối năm

Kịch bản sự kiện là bộ xương sống của toàn bộ buổi tiệc. Càng chi tiết – càng dễ vận hành.

Một kịch bản cơ bản sẽ bao gồm:

- Đón khách: Check-in, chụp hình tại photobooth, phục vụ welcome drink.

- Khai mạc: Phát biểu của ban lãnh đạo, video tổng kết năm.

- Trao giải & vinh danh: Lễ vinh danh cá nhân, phòng ban xuất sắc.

- Biểu diễn – Gameshow: Văn nghệ, trò chơi tương tác, thi đấu nội bộ.

- Tiệc tối: Phục vụ ẩm thực, chương trình nhẹ nhàng.

- Rút thăm may mắn

- Bế mạc: Bốc thăm, phát quà, cảm ơn và chụp hình lưu niệm.

- Kịch bản cần phân vai rõ ràng: ai dẫn dắt, ai xử lý kỹ thuật, ai điều phối khách…

7. Đặt dịch vụ kỹ thuật, MC, nhân sự sự kiện

- MC: Nên chọn người hiểu văn hóa doanh nghiệp, dẫn dắt tự nhiên và có khả năng hoạt náo.

- Kỹ thuật: Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, quay phim, chụp ảnh.

- Nhân sự hỗ trợ: Lễ tân, điều phối viên, giám sát sự kiện, phục vụ bàn.

- Tổng duyệt: Tối thiểu 1 lần tổng duyệt chương trình 3–5 ngày trước sự kiện, có đầy đủ MC, kỹ thuật viên, người điều phối.

8. Chuẩn bị thư mời, quà tặng và ấn phẩm truyền thông

- Thư mời: In hoặc thiết kế bản điện tử đẹp mắt, phù hợp concept. Có thể gửi kèm mã QR check-in.

- Quà tặng: Gợi ý: bình giữ nhiệt, hộp quà Tết, sổ tay, voucher nghỉ dưỡng. Ưu tiên sản phẩm mang thông điệp tri ân.

- Slide – Clip trình chiếu: Đừng để phần phát biểu trở nên khô khan. Hãy hỗ trợ bằng hình ảnh, video, số liệu ấn tượng.

Giai đoạn 2: Trong ngày diễn ra tiệc tất niên

Đây là giai đoạn mang tính “trình diễn” cao nhất, nơi toàn bộ ý tưởng và công sức chuẩn bị được hiện thực hóa. Việc điều phối tốt trong sự kiện giúp tạo nên một tiệc tất niên cuối năm trọn vẹn, nhiều cảm xúc và để lại dấu ấn tốt đẹp cho toàn bộ khách tham dự.

Không gian, concept tiệc tất niên đồng nhất sẽ giúp người tham dự hào hứng

9. Kiểm tra không gian tiệc tất niên công ty đúng concept

Một không gian được setup chỉn chu, đồng bộ sẽ góp phần lớn vào trải nghiệm thị giác – cảm xúc của khách mời. Dưới đây là những điểm cần kiểm tra:

- Backdrop sân khấu: phản ánh đúng chủ đề sự kiện, hiển thị rõ logo công ty, thông điệp năm mới.

- Khu vực check-in: nên có photobooth theo concept, thảm đỏ nếu cần tạo cảm giác trang trọng, nhân viên tiếp tân thân thiện và chuyên nghiệp.

- Trang trí bàn tiệc: theo tone màu chủ đề, có thể kèm tên nhóm/bàn để dễ quản lý.

- Âm thanh - ánh sáng - màn hình LED: kiểm tra kỹ thuật trước giờ G ít nhất 3 tiếng, có phương án thay thế nếu gặp sự cố.

Lưu ý: Nếu tổ chức tiệc cuối năm sang trọng, cần chú trọng đến chất liệu, màu sắc và chi tiết trang trí (nến, hoa tươi, khăn trải bàn, menu in riêng).

>>> Những phong cách trang trí bàn tiệc tất niên hay và ý nghĩa

10. Điều phối chương trình mượt mà - đúng giờ

Một chương trình tốt không chỉ là nội dung hay, mà là tốc độ triển khai hợp lý, liền mạch và không để khán giả mất tập trung. Cần lưu ý:

- MC: Người dẫn cần hoạt ngôn, có khả năng xử lý tình huống và giữ được năng lượng tích cực trong suốt chương trình. Nếu là MC nội bộ, nên luyện tập trước cùng kịch bản chi tiết.

- Kỹ thuật viên: Phối hợp ăn ý với MC, điều phối viên để nhạc lên đúng lúc, ánh sáng đúng điểm nhấn, tránh lúng túng trên sân khấu.

- Điều phối viên: Chịu trách nhiệm nhắc lịch người phát biểu, nhóm biểu diễn, chuẩn bị đạo cụ gameshow, hỗ trợ khách VIP...

- Kịch bản Year End Party ở giai đoạn này cần có timeline chính xác đến từng phút và check-in định kỳ theo từng block chương trình.

11. Tối ưu trải nghiệm khách mời

Ẩm thực, thực đơn trong buổi tiệc cần được chuẩn bị chỉn chu, phục vụ đúng lúc

Một buổi tiệc tất niên thành công là buổi tiệc khiến người tham dự muốn ở lại đến phút cuối – chứ không phải ngó đồng hồ chờ ra về. Để làm được điều đó:

- Ẩm thực phục vụ đúng giờ - đúng món: Nếu là tiệc buffet, cần sắp xếp hợp lý để tránh chen lấn. Nếu là tiệc set menu, món nên nóng sốt, đồng đều giữa các bàn.

- Đáp ứng nhu cầu đặc biệt: Có thực đơn riêng cho người ăn chay, dị ứng hoặc đạo Hồi/Đạo Chúa nếu có khách nước ngoài.

- Tương tác không gian: Các khu vực photobooth, quầy đồ uống, bàn bốc thăm nên có người hỗ trợ, hướng dẫn rõ ràng.

- Đảm bảo sự kiện không kéo dài quá lâu, duy trì nhịp điệu giữa phần trang trọng (phát biểu – vinh danh) và phần giải trí (gameshow – nghệ thuật) để giữ hứng khởi.

Nếu công ty có đối tác quan trọng hoặc khách VIP, hãy bố trí người đón tiếp riêng, ghế ngồi trang trọng và quà tặng cá nhân hóa.

>>> Lý do vì sao tea-break được phục vụ nhiêu trong các sự kiện doanh nghiệp?

Giai đoạn 3: Sau sự kiện

Đa phần doanh nghiệp sau khi kết thúc sự kiện thường “xả vai”, xem như đã hoàn thành nhiệm vụ. Tuy nhiên, những hoạt động sau sự kiện mới chính là yếu tố tạo giá trị dài hạn: từ cảm xúc khách mời, tư liệu truyền thông, cho đến bài học kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp theo. Một buổi tiệc tất niên công ty chỉ thực sự trọn vẹn nếu được tổng kết một cách chuyên nghiệp.

12. Gửi cảm ơn & truyền thông hậu sự kiện

Ngay sau sự kiện, hãy chuẩn bị kịch bản cảm ơn và truyền thông phù hợp với từng nhóm đối tượng:

Đối với nhân viên nội bộ:

- Gửi thư hoặc email cảm ơn cá nhân, kèm hình ảnh/video highlight.

- Đăng tải hình ảnh sự kiện trên kênh truyền thông nội bộ (Intranet, Facebook Workplace, Zalo OA…)

- Gợi ý chia sẻ cảm nghĩ, hình ảnh cá nhân để tăng tương tác cộng đồng nội bộ.

Đối với đối tác, khách mời VIP:

- Gửi thiệp hoặc email cảm ơn trang trọng, có thể đính kèm hình ảnh buổi tiệc hoặc video ngắn.

- Nếu được, gửi kèm một món quà nhỏ mang tính cá nhân hóa (ví dụ: ảnh chụp tại sự kiện in khung, lịch để bàn thương hiệu…)

Truyền thông bên ngoài:

- Đăng tải album tổng kết và clip highlight trên fanpage doanh nghiệp.

- Sử dụng nội dung này để làm tư liệu PR, bài viết tuyển dụng, video văn hóa nội bộ.

Lưu ý: Đảm bảo ảnh và video được chọn lọc kỹ lưỡng, thể hiện rõ tinh thần sự kiện, hình ảnh thương hiệu và cảm xúc người tham dự.

13. Thu thập feedback & đánh giá hiệu quả

Phân tích sự kiện là bước quan trọng giúp doanh nghiệp:

- Nhận diện điểm mạnh cần phát huy

- Ghi nhận các sai sót, vấn đề phát sinh trong việc tổ chức tiệc tất niên

- Xây dựng mô hình tổ chức tối ưu cho các năm sau

Cách thực hiện: 

- Gửi form khảo sát nhanh (Google Form) ngay trong 24h sau sự kiện, nội dung ngắn gọn, đánh giá 1–5 sao các tiêu chí: không gian, ẩm thực, chương trình, quà tặng, tổng thể…

- Khuyến khích chia sẻ cảm nghĩ tự do (feedback mở).

Nếu có thể, tổ chức cuộc họp nội bộ với đội ngũ phụ trách để đánh giá:

- Các đầu việc nào vận hành trơn tru?

- Đâu là điểm cần cải thiện (timeline, giao tiếp, kỹ thuật…)?

- Chi phí thực tế so với dự trù có chênh lệch không? Vì sao?

- Lưu trữ và chuẩn hóa tài liệu: Tổng hợp checklist - ngân sách - timeline - mẫu thư mời - kịch bản - feedback thành 1 thư mục chung. Đây là “tài sản kinh nghiệm” quý giá cho bộ phận HR, truyền thông nội bộ hoặc các phòng ban tổ chức sự kiện trong tương lai.

Lưu ý quan trọng để tiệc cuối năm sang trọng, hiệu quả

Một sự kiện cuối năm không nhất thiết phải tốn kém để trở nên ấn tượng. Ngược lại, nhiều doanh nghiệp có ngân sách lớn vẫn để lại trải nghiệm mờ nhạt vì quá chú trọng hình thức mà quên đi điều cốt lõi: truyền cảm hứng và tạo kết nối thực sự. 

Dưới đây là 3 lưu ý quan trọng mà Gala Center gợi ý giúp doanh nghiệp tổ chức tiệc tất niên cuối năm vừa sang trọng vừa có chiều sâu, không phô trương nhưng vẫn đủ sức lan tỏa.

Ưu tiên trải nghiệm và giá trị tinh thần

Đừng chỉ đầu tư vào ánh sáng, bàn tiệc hay sân khấu hoành tráng mà bỏ quên nội dung. Một buổi tiệc đáng nhớ cần đặt con người làm trung tâm – thông qua những video tổng kết, lời tri ân từ lãnh đạo, không gian để nhân viên chia sẻ, tương tác. Một concept đơn giản nhưng truyền cảm đúng thông điệp sẽ tạo dư âm lâu hơn hình thức cầu kỳ.

Kết hợp hài hòa giữa vinh danh và giải trí

Tiệc tất niên hiệu quả cần cân bằng giữa phần nghi lễ (vinh danh nhân sự xuất sắc) và phần giải trí (gameshow, tiết mục nghệ thuật, minigame...). Hãy ưu tiên các hoạt động có tính tương tác cao để nhân viên không chỉ xem mà còn tham gia, kết nối.

Nên đầu tư vào MC, âm thanh, ánh sáng trong tiệc tất niên

MC chuyên nghiệp và hệ thống kỹ thuật đạt chuẩn chính là “xương sống” của sự kiện. Dù chiếm chưa tới 10% ngân sách, nhưng chúng ảnh hưởng đến 100% cảm nhận của người tham dự. Tránh tiết kiệm sai chỗ dẫn đến chương trình rời rạc, âm thanh kém, sân khấu thiếu điểm nhấn.

Những câu hỏi thường gặp khi chuẩn bị tổ chức tiệc tất niên công ty

Tiệc tất niên cuối năm cần bao lâu để lên kế hoạch tổ chức?

Nên bắt đầu chuẩn bị trước ít nhất 45–60 ngày, đặc biệt nếu tổ chức tại nhà hàng hoặc trung tâm hội nghị. Nếu bạn cần đặt ca diễn, nghệ sĩ, MC nổi tiếng hoặc thiết kế riêng concept – nên đặt sớm hơn 2–3 tháng để tránh “cháy slot” trong mùa cao điểm cuối năm (từ 15/12 đến 20/1).

Có được kết hợp tổng kết cuối năm và tất niên hay không?

Câu trả lời: Hoàn toàn nên. Doanh nghiệp có thể tổng kết vào buổi sáng hoặc chiều, sau đó tổ chức tiệc vào trưa hoặc tối. Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian, ngân sách và giữ mạch kết nối cho toàn bộ sự kiện.

Có nên tổ chức tiệc tất niên ngoài công ty không?

Câu trả lời: Nên. Việc tách khỏi không gian làm việc hàng ngày sẽ tạo tâm lý thư giãn và cảm giác sự kiện chuyên nghiệp hơn. Địa điểm bên ngoài cũng cho phép đầu tư trang trí, âm thanh ánh sáng bài bản, góp phần tạo trải nghiệm đáng nhớ. 

Cần chuẩn bị những gì khi chọn nhà hàng tổ chức tiệc cuối năm?

Xác định số khách, ngân sách, loại hình tiệc và concept mong muốn. Ưu tiên nhà hàng có vị trí thuận tiện, sức chứa phù hợp, dịch vụ trọn gói và kinh nghiệm tổ chức sự kiện doanh nghiệp. Nên kiểm tra kỹ thực đơn, thiết bị kỹ thuật và khả năng hỗ trợ điều phối chương trình.

Có nên livestream tiệc tất niên công ty không?

Câu trả lời: Tuỳ theo nhu cầu của doanh nghiệp. Với doanh nghiệp nhiều chi nhánh hoặc nhân sự remote, livestream là lựa chọn hợp lý để toàn bộ đội ngũ cùng tham gia. Bên cạnh đó, livestream cũng giúp: Ghi lại hình ảnh sự kiện làm tư liệu truyền thông; Tăng tính kết nối với nhân viên không thể có mặt trực tiếp; Gắn kết cộng đồng doanh nghiệp trên mạng xã hội. Tuy nhiên, cần đảm bảo đường truyền và kỹ thuật để không ảnh hưởng đến trải nghiệm tại chỗ.

Gala Center - Địa điểm tổ chức tiệc tất niên trọn gói tại TP. HCM

Tiệc tất niên là khoảng dừng ý nghĩa để doanh nghiệp nhìn lại một năm làm việc năng suất, đồng thời khởi động tinh thần cho hành trình mới phía trước. Được tổ chức bài bản, sự kiện cuối năm không chỉ giúp gắn kết nội bộ mà còn truyền cảm hứng, nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt nhân viên và đối tác.

Không gian chuyên nghiệp cho sự kiện tổng kết cuối năm và tiệc tất niên

Sảnh đón khách sang trọng, rộng rãi tại Gala Center Hoàng Văn Thụ

Gala Center là lựa chọn hàng đầu tại TP.HCM dành cho các doanh nghiệp muốn tổ chức tiệc tất niên công ty theo hình thức chuyên nghiệp và trọn gói. Với hệ thống sảnh tiệc hiện đại, sức chứa từ 100 đến hơn 1.000 khách, cùng đội ngũ điều phối giàu kinh nghiệm, Gala Center đáp ứng linh hoạt từ tiệc nội bộ đến gala doanh nghiệp quy mô lớn. Dù là công ty nhỏ hay tập đoàn lớn, bạn hoàn toàn có thể tạo nên một sự kiện cuối năm không chỉ “đủ” mà còn “đáng nhớ”.

Hãy để Gala Center đồng hành cùng bạn, biến những ý tưởng thành trải nghiệm thực tế - chuyên nghiệp, tinh tế và đầy cảm hứng.

Liên hệ ngay để được tư vấn và nhận ưu đãi sự kiện mới nhất dành riêng cho doanh nghiệp của bạn.

>>> Điểm danh các trung tâm tổ chức sự kiện lớn tại TP.HCM

>>> Cập nhật nhanh: Các kinh nghiệm, xu hướng tổ chức sự kiện, hội nghị cho doanh nghiệp