Ý nghĩa của các kiểu sắp xếp bàn ghế thông dụng tại Trung tâm Tổ chức Hội nghị TPHCM Gala Center

Trong các buổi hội nghị hay hội thảo, chúng ta thường sẽ bắt gặp những kiểu sắp xếp bàn ghế khác nhau, nhưng có bao giờ bạn thắc mắc tại sao lại xếp bàn ghế theo dạng chữ U, dạng lớp học, dạng bàn tròn ... hay không? Thực chất, mỗi một cách bày trí đều mang ý nghĩa riêng, tùy thuộc vào mục đích của hội nghị cũng như quy mô khách mời. Trong bài viết dưới đây, Trung tâm Tổ chức Hội nghị TPHCM, Gala Center sẽ giải mã ý nghĩa của những cách sắp xếp bàn ghế phổ biến.

Tại sao lại có nhiều kiểu sắp xếp bàn ghế khác nhau?

Đối với các sự kiện hội nghị, hội thảo thông thường sẽ không đòi hỏi quá nhiều sự sáng tạo và khác biệt về mặt trang trí hay trình diễn. Tuy nhiên, để góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện, bạn nên để ý đến cách sắp xếp bàn ghế sao cho phù hợp. Trước tiên, việc sắp xếp bàn ghế giúp buổi hội thảo / hội nghị bớt đơn điệu và không bị nhàm chán.

Mặt khác, việc sắp xếp này còn thể hiện được vị thế, chức vụ, cấp bậc của những người tham gia, giúp họ dễ dàng phát huy được hết năng lực và thuận tiện trong việc đóng góp ý kiến. Chính vì vậy, dù là người mới hay một nhà tổ chức sự kiện lâu năm thì cũng nên nắm rõ các nguyên tắc trong việc bố trí bàn ghế để các buổi sự kiện diễn ra thành công trọn vẹn. Trong bài viết này, Gala Center sẽ giới thiệu đến bạn 6 kiểu bày trí bàn ghế cơ bản mà các doanh nghiệp cần chú ý.

Sắp xếp bàn ghế kiểu lớp học (Classroom style)

Nếu đây là những sự kiện kéo dài, cần phát tài liệu cho người tham dự ghi chép hoặc dùng máy tính xách tay thì cách sắp xếp bàn ghế kiểu lớp học sẽ vô cùng thích hợp. Vì các bàn được đặt đối diện sân khấu, mở rộng dần về phía cuối khán phòng để hướng tầm nhìn về phía người trình bày, diễn thuyết.

Tùy thuộc vào không gian, số dụng cụ cần thiết cho buổi hội nghị và số lượng người tham dự mà khoảng trống giữa các bàn được bày trí cách nhau từ 50 - 60 cm. Trong đó, khoảng cách giữa các dãy bàn tối thiểu phải từ 0,9 – 1m để đủ không gian cho lối đi và con số này hoàn toàn có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép.

Ưu điểm của phong cách bày trí kiểu lớp học này là người trình bày có thể nhìn bao quát được tổng thể không gian và có thể đáp ứng được chỗ ngồi cho số lượng lớn người tham gia mà không cần một không gian quá lớn. Tuy nhiên, kiểu sắp xếp này sẽ hạn chế khả năng tương tác của khách mời, đòi hỏi người tổ chức phải vô cùng tinh ý và khéo léo nếu không người tham dự có thể chỉ nhìn thấy lưng của nhau.

>>> Xem thêm: Những lưu ý cần biết để tổ chức hội nghị với số lượng khách mời lớn

Kiểu lớp học bàn ghế sẽ được sắp xếp mở rộng và cao dần về sau để người tham dự dễ nhìn thấy sân khấu

Sắp xếp bàn ghế kiểu nhà hát (Theatre style)

Là một kiểu sắp xếp khá thông dụng, kiểu sắp xếp nhà hát đơn giản khi không cần có bàn kèm theo, phù hợp cho những sự kiện, hội thảo mà người tham dự là khán giả, khách hàng và họ không cần phải ghi chép hay ăn uống. Ưu điểm của kiểu sắp xếp này đó là sự linh hoạt, dễ bày trí và phù hợp với đa dạng các loại phòng. Bạn có thể sắp xếp các hàng ghế theo hình bán nguyệt, hình tròn hoặc hàng ngang miễn là tầm nhìn của khán giả phải hướng về tiêu điểm.

Bên cạnh đó thì người sắp xếp cũng cần chú ý, nên xếp các ghế theo kiểu so le để người ngồi sau không bị vướng tầm nhìn và giữa các khu vực ghế ngồi, đồng thời cần có khoảng cách ít nhất là 1m để tạo lối đi cho người tham dự. Nếu không gian lớn bạn có thể bày trí khoảng 2 - 3 lối đi tầm 1m ở giữa những khu vực sắp xếp ghế để mọi người có thể dễ dàng di chuyển trong trường hợp cần thiết.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tổ chức hội nghị khách hàng với bàn ghế kiểu nhà hát thông dụng

Kiểu nhà hát một cách sắp xếp thông dụng tại các Trung tâm Tổ chức Hội nghị TPHCM

Xếp bàn ghế dạng chữ U hoặc chữ V (U/V Shape style)

Đối với các cuộc họp, hội nghị có số lượng người tham dự không quá nhiều, khoảng từ 25 – 30 người thì cách sắp xếp bàn ghế theo dạng chữ U (hoặc chữ V) sẽ rất phù hợp. Các bàn sẽ được bố trí theo dạng chữ U (V), chừa khoảng trống ở giữa và khoảng cách giữa mỗi bàn rất nhỏ khoảng chừng 5cm hoặc có thể xếp liền kề nhau.

Với kiểu sắp xếp này, người tham dự sẽ dễ dàng tương tác với nhau tạo ra một không gian làm việc hiệu quả cũng như họ có thể hướng sự tập trung về người thuyết trình và màn hình trình chiếu. Tuy nhiên, điều cần tránh đối với cách sắp xếp này đó là không nên sắp xếp bàn ghế quá dài vì có thể khó thúc đẩy sự tham gia của khách mời.

Kiểu sắp xếp bàn ghế chữ U phổ biến 

Kiểu sắp xếp chữ V thường gặp trong các buổi hội nghị quan trọng

Sắp xếp bàn kiểu bàn tròn tiệc (Cabaret style)

Thông thường với kiểu sắp xếp bàn tròn này chỉ sử dụng cho các sự kiện có phục vụ thức ăn, mỗi bàn sẽ khoảng 6 – 10 người. Tuy nhiên, với sự đòi hỏi sáng tạo về không gian tổ chức cho các buổi hội nghị, hội thảo hiện này thì các trung tâm tổ chức sự kiện vẫn áp dụng cách bố trí này như một cách để tăng tính nghệ thuật cho sự kiện. Bên cạnh đó, việc sắp xếp kiểu bàn tròn cũng tạo ra một không gian thoải mái, thúc đẩy sự tương tác giữa những người tham dự cùng bàn.

Ngoài ra, để phù hợp với tính chất của từng sự kiện, các doanh nghiệp cũng có thể biến tấu, sắp xếp theo kiểu nửa bàn tròn để người tham gia dễ dàng hướng mặt về phía sân khấu hoặc bục diễn thuyết. 

Kiểu bàn tròn cũng dần trở nên phổ biến tại các buổi hội nghị

Tuy vậy, điểm hạn chế của phong cách bày trí này đó là chiếm khá nhiều diện tích. Nhưng sẽ không là vấn đề quá lớn nếu bạn chọn Trung tâm Hội nghị Gala Center với quy mô sảnh lớn và nhiều trang thiết bị hiện đại, đảm bảo đáp ứng được đa dạng các kiểu phong cách bày trí cho các cuộc hội họp, hội thảo lớn.

Sắp xếp hình khối có khoảng trống ở giữa (Hollow, Complete circle, Octagon style)

Kiểu sắp xếp bàn ghế theo phong cách Hollow này vô cùng thích hợp cho các sự kiện có quy mô lớn, mà tại đó mục đích của buổi hội nghị là cần sự tương tác giữa các người tham dự cũng như tại đây không có sự phân biệt cấp bậc hay một người trình bày nhất định.

Với phong cách này bàn ghế sẽ được được bố trí theo hình chữ nhật, hình bát giác hoặc hình tròn và có khoảng trống ở giữa, ghế được xếp xung  quanh phía bên ngoài bàn. Điều này rất hữu ích khi cung cấp một không gian làm việc cho mỗi người được đối trực tiếp với nhau khiến việc giao tiếp và trao đổi đạt hiệu quả cao hơn.

Bày trí bàn ghế hình chữ nhật kín tạo không gian cho mọi người tương tác

Kiểu sắp xếp hội nghị cơ bản (Conference style)

Lựa chọn kiểu sắp xếp bàn ghế cơ bản, người tổ chức chỉ cần sử dụng ít nhất 1 chiếc bàn họp lớn hình chữ nhật hoặc hình oval, có ghế thêm ở phía đầu bàn 1 - 2 ghế dành cho người chủ trì buổi họp hoặc đối tác 2 bên.

Dựa vào đặc điểm này, kiểu bố trí cơ bản sẽ phù hợp với các cuộc họp, buổi hội nghị quy mô nhỏ trên dưới 15 người như họp nhóm, họp hội đồng quản trị … hoặc họp thương thảo ký kết có thể diễn ra trong nội bộ công ty.

Kiểu bày trí bàn ghế cơ bản dành cho những buổi hội nghị quy mô nhỏ

Tổng kết

Qua bài viết bên trên, Trung tâm Tổ chức Hội nghị TPHCM - Gala Center vừa cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về cách bố trí bàn ghế cho những buổi hội nghị, hội thảo cơ bản. Mong rằng với những thông tin này bạn và doanh nghiệp của mình có thể tổ chức một buổi hội nghị thành công và suôn sẻ. 

Bất cứ thắc mắc hay có nhu cầu về tổ chức hội nghị hãy liên hệ ngay với Gala Center qua số hotline: 0906 415 415 để được tư vấn nhanh chóng và những ưu đãi hấp dẫn nhé!

Xem thêm: Top 15+ lưu ý quan trọng khi tổ chức hội nghị và sự kiện doanh nghiệp cần biết