Tổ chức hội nghị tại TPHCM - Điều gì tạo nên sự chuyên nghiệp?

Tổ chức hội nghị thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý hiệu quả. Có nhiều yếu tố quan trọng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên thành công của một buổi hội nghị. Vậy đâu là yếu tố cần phải có khi tiến hành thực hiện hội nghị? Hãy cùng Gala Center tìm hiểu ngay sau đây.

1. Các hình thức bố trí bàn ghế khi tổ chức hội nghị 

Bố trí trong hội nghị có thể được thực hiện theo các phong cách và hình thức khác nhau. Tùy thuộc vào mục đích và quy mô của sự kiện. Dưới đây là một số gợi ý cho bố trí trong hội nghị:

Bố trí dạng hình chữ U

Trong kiểu bố trí này, bàn ghế được sắp xếp thành hình chữ U, với sân khấu hoặc khu vực trình bày ở một đầu của hình chữ U. Với số lượng người tham gia không quá nhiều thì đây là kiểu bố trí thích hợp cho các buổi thảo luận, diễn đàn hoặc buổi trình bày. Nhờ đó tạo ra một không gian tương tác dễ dàng giữa người tham dự. Đồng thời tập trung sự chú ý vào diễn giả và màn hình trình chiếu.

Bố trí hình chữ U tập trung sự chú ý vào diễn giả và màn hình trình chiếu

Tổ chức hội nghị với cách bố trí kiểu nhà hát 

Bố trí hội nghị kiểu nhà hát thường được sử dụng cho các sự kiện mà người tham dự không cần phải ghi chép. Trung tâm của không gian hội nghị là sân khấu chính, nơi diễn giả hoặc diễn đàn chính sẽ trình bày.

Các ghế ngồi trong không gian hội nghị kiểu nhà hát được sắp xếp theo dạng ghế xếp hàng, tạo thành hình tròn, hàng ngang hay hình bán nguyệt đều chú ý lấy sân khấu làm tâm điểm. Ghế được thiết kế để đảm bảo tầm nhìn tốt cho tất cả khán giả. Chính điều này giúp đảm bảo mọi người có thể nhìn thấy và nghe được diễn giả trên sân khấu.

Tổ chức hội nghị với kiểu Hollow

Kiểu sắp xếp phòng hội nghị theo phong cách Hollow thích hợp cho các sự kiện quy mô nhỏ. Đây là các sự kiện cần tương tác giữa các người tham dự là rất quan trọng và không có sự phân biệt cấp bậc. Bố trí này đặt các bàn theo hình chữ nhật hay hình bát giác vuông với khoảng trống ở giữa. Trong khi các ghế được sắp xếp xung quanh phía bên ngoài bàn. 

Những hội nghị có quy mô nhỏ thường dùng cách sắp xếp này

Kiểu bố trí này thường không có người lãnh đạo hay diễn giả. Điều này tạo ra không gian làm việc trực tiếp đối diện nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp và trao đổi thông tin.

Tổ chức hội nghị với cách bố trí kiểu bàn tròn

Kiểu bố trí này sẽ thích hợp cho các hội nghị có hoạt động ăn uống và không phân quyền. Bố trí bàn tròn tạo ra một không gian tương tác và giao lưu giữa các người tham dự. Khi ngồi xung quanh bàn tròn, mọi người có thể nhìn thấy nhau và dễ dàng giao tiếp, tạo ra một môi trường thân thiện.

Với việc không phân biệt vị trí quyền lực hay một người trình bày nổi bật nhất. Mọi người có cơ hội trao đổi ý kiến, thảo luận và đóng góp ý kiến của mình một cách tự do và công bằng. 

>>> Có thể bạn quan tâm: 14+ Bước hoàn chỉnh mà doanh nghiệp cần biết khi tổ chức hội nghị khách hàng

5 Yếu tố cần quan tâm để tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Concept khi tổ chức hội nghị

Việc xác định mục tiêu của buổi hội nghị là vô cùng quan trọng. Mục tiêu giúp định hình cho các hoạt động trong suốt hội nghị và, cho phép doanh nghiệp tập trung vào kết quả cần đạt được. Mục tiêu có thể bao gồm truyền tải thông tin mới, tạo cơ hội kết nối giữa các chuyên gia trong ngành. Hay khuyến khích sự tương tác và thảo luận. Hoặc thậm chí tạo điểm nhấn đặc biệt để thu hút sự quan tâm của công chúng.

Lựa chọn hình ảnh, tên gọi hay slogan phản ánh concept hội nghị

Từ mục tiêu đã đề ra, doanh nghiệp lựa chọn một concept có ý nghĩa và phù hợp với hội nghị. Tùy vào từng loại hình hội nghị khác nhau mà lựa chọn hình ảnh, tên gọi hay slogan truyền tải cho tới các phương tiện truyền thông và chiến dịch quảng cáo, tất cả đều phải phản ánh concept và tạo nên sự nhất quán.

Màu sắc chủ đạo 

Yếu tố quan trọng tiếp theo chính là màu sắc chủ đạo của hội nghị. Màu sắc chủ đạo có thể được lựa chọn dựa trên nhiều yếu tố, bao gồm chủ đề của sự kiện, thông điệp muốn truyền tải, và nhận diện thương hiệu của tổ chức. Lựa chọn bộ màu phù hợp với nhận diện thương hiệu để tạo sự nhất quán và tăng khả năng nhận diện. 

Tiếp đó, xem xét chủ đề chung của hội nghị và những ý nghĩa màu sắc liên quan đến chủ đề đó. Chẳng hạn màu xanh lá cây có thể được sử dụng trong sự kiện về môi trường hoặc bền vững. Trong khi màu vàng có thể phù hợp cho sự kiện mang tính chất tôn vinh và vinh danh. 

Màu sắc có thể tạo ra ảnh hưởng tâm lý và gợi cảm xúc cho người tham dự

Việc xác định mục tiêu và tính chất của sự kiện cũng là một cách để lựa chọn màu sắc phù hợp. Ví dụ, nếu sự kiện có tính chất chuyên nghiệp và trang trọng, bạn có thể chọn màu sắc nhã nhặn và trang nhã như xanh lam hoặc trắng.

Ngược lại, nếu sự kiện có tính chất sáng tạo và năng động, bạn có thể chọn màu sắc tươi sáng và bắt mắt như đỏ hoặc cam. Màu sắc có thể tạo ra ảnh hưởng tâm lý và gợi cảm xúc cho người tham dự.

Địa điểm tổ chức

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức, vị trí tổ chức cần đáp ứng cho việc khách mời di chuyển thuận tiện. Tiếp đó, xác định số lượng người tham dự dự kiến và đảm bảo rằng nơi đó có khả năng chứa đủ số lượng này. Điều này đảm bảo rằng không gian không quá chật chội hay quá rỗng thưa, tạo một môi trường thoải mái cho mọi người.

Đồng thời, kiểm tra xem địa điểm có đủ tiện nghi và trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động trong hội nghị như âm thanh, ánh sáng, màn hình hiển thị, hệ thống trình chiếu và kết nối Internet. Cần đảm bảo rằng các tiện nghi này còn hoạt động tốt. 

Gala Center là trung tâm tổ chức hội nghị tphcm uy tín và chuyên nghiệp

Sau cùng địa điểm phù hợp với mục tiêu và thông điệp của hội nghị. Nếu sự kiện có tính chất chuyên nghiệp và nghiêm túc, một khách sạn sang trọng hoặc trung tâm hội nghị có thể phù hợp. Trong khi đó, sự kiện có tính chất sáng tạo và năng động thì phù hợp các không gian độc đáo và không gian làm việc độc lập.

>>>> Xem thêm: Các lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức hội nghị tại TPHCM

Chương trình và nội dung tổ chức hội nghị

Nhờ vào việc xác định mục tiêu để doanh nghiệp xây dựng được chương trình với nội dung hấp dẫn. Tạo sự đa dạng trong chương trình bằng cách chọn các chủ đề khác nhau liên quan đến lĩnh vực chính của buổi hội nghị. Điều này tạo cơ hội cho người tham dự lựa chọn các phiên thảo luận, buổi thảo luận hoặc hoạt động tương tác phù hợp với quan tâm và nhu cầu của họ. 

Xây dựng được chương trình với nội dung hấp dẫn và thu hút

Chọn các diễn giả có kiến thức, kinh nghiệm và tầm ảnh hưởng trong lĩnh vực liên quan đến chủ đề của buổi hội nghị. Các diễn giả nên có khả năng giao tiếp tốt và đem lại giá trị cho người tham dự thông qua bài thuyết trình, trò chuyện hoặc thảo luận.

Thời gian và lịch trình

Các doanh nghiệp cần ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi hoạt động. Điều này bao gồm việc xác định thời gian bắt đầu và kết thúc để tránh sự chồng chéo lịch trình hoặc tạo ra quá nhiều thời gian trống giữa các hoạt động. Đảm bảo rằng mỗi hoạt động có thời gian phù hợp và đủ để đạt được mục tiêu của nó.

Bên cạnh đó, để tăng tính tương tác của những người tham dự, doanh nghiệp cần quản lý đủ thời gian để khán giả đặt câu hỏi, thảo luận và trao đổi ý kiến. Ngoài ra, thời gian nghỉ ngơi và thời gian dự phòng cũng cần được chú ý khi có các yếu tố bất ngờ xảy ra.

Lời kết

Tổ chức một buổi hội nghị thành công không chỉ mang lại giá trị cho người tham dự mà còn là cơ hội để xây dựng và mở rộng mạng lưới liên kết. Và trong khi thực hiện, cần xem xét nhiều yếu tố để đảm bảo hội nghị diễn ra suôn sẻ. Gala Center tin rằng đây sẽ là địa điểm thích hợp hỗ trợ các doanh nghiệp trong những sự kiện sắp tới.

Xem thêm

>>> Tổng hợp các chi phí thường có khi tổ chức hội nghị khách hàng 

>>> Khám phá không gian sảnh tiệc tại trung tâm hội nghị và tiệc cưới Gala Center