Những lưu ý khi tổ chức hội nghị với lượng khách mời lớn

Tổ chức hội nghị với lượng khách mời lớn thường đòi hỏi một không gian rộng rãi, tính chuyên nghiệp của đội ngũ tổ chức và phục vụ. Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM Gala Center sẽ giúp bạn liệt kê đầy đủ những lưu ý để doanh nghiệp của bạn có thể tổ chức một hội nghị thành công mỹ mãn.

Cần lưu ý gì khi tổ chức hội nghị với nhiều khách mời

Tổ chức hội nghị là sự tính toán chi tiết ngân sách, thời gian và bố trí. Vì vậy khi tổ chức hội nghị với số lượng khách lớn cần chú ý:

• Lên danh sách và nắm rõ số lượng khách mời

• Lên ý tưởng và khảo sát kế hoạch

• Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng    

• Xác định rõ thời gian tổ chức

• Nội dung chương trình

• Sắp xếp và phân công công việc chi tiết

• Chạy thử chương trình

• Luôn có đồ cứu hộ và y tế

• Tính chuyên nghiệp

Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM Gala Center với sức chứa lớn và không gian đẳng cấp

Lên danh sách và nắm số lượng khách mời

Nắm rõ số lượng khách mời là điều đầu tiên trong những lưu ý tổ chức hội nghị có nhiều khách hàng. Việc nắm rõ số lượng không chỉ giúp bạn lên kế hoạch các bước sau mà nó còn xem khả năng đáp ứng của đơn vị bạn trong việc tổ chức các hội nghị lớn, tầm cỡ. Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM Gala Center khuyên bạn cần nắm rõ được đặc trưng của nhóm khách mời. Đánh giá tổng quan về nội dung, phong cách và nhu cầu của các khách mời. Từ đó bạn sẽ có những kế hoạch tổ chức phù hợp và tiết kiệm.

>>> 27 Bước tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Lên ý tưởng và khảo sát kế hoạch

Sau khi đã thống kê được số lượng khách mời, hãy chọn ra một số địa điểm và tiến hành khảo sát chúng. Nếu như bạn đã có sẵn địa điểm thì cần tính toán lại cách bố trí, sắp xếp đối với số lượng khách mời. Đưa ra các kế hoạch ý tưởng trang trí và tổ chức. Ngoài ra, khâu lập kế hoạch này càng chi tiết thì các công việc sau đó càng rõ ràng. Đồng thời việc vận hành cũng trơn tru hơn khi đã được định sẵn rõ ràng từ đầu.

Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng

Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng phải đáp ứng các yêu cầu sau: dễ tìm kiếm, giao thông di chuyển thuận tiện, trang thiết bị hiện đại, phòng ốc phải đáp ứng đủ cho số lượng khách mời. Thường các địa điểm cho các nhiều khách sẽ là các hội trường, khách sạn hoặc là các không gian ngoài trời. Vì vậy khi có địa điểm tổ chức bạn mới có thể lên được cách thức trang trí, phân phối các vị trí làm việc và điều hành buổi hội nghị. Bạn có thể tham khảo những sảnh của Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM Gala Center cho doanh nghiệp của mình.

Không gian sang trọng tại trung tâm hội nghị Gala Center

Xác định rõ thời gian tổ chức

Việc xác định thời gian tổ chức giúp phân bố sắp xếp, nhân sự và các dịch vụ hỗ trợ. Đồng thời cũng giúp bạn có những kế hoạch, tính toán về ngân sách phù hợp cho hội nghị. Xác định rõ thời gian sẽ giúp bạn chủ động sắp xếp hội nghị, thay đổi những diễn trình không mong muốn. Hoặc bạn có thể linh động đẩy các nội dung theo nhu cầu của khách hàng.

Nội dung chương trình

Với nội dung của bài dẫn cần ngắn gọn, súc tích, có tính chất khái quát và gợi ý. Nội dung cần đưa ra những vấn đề liên quan đến buổi thảo luận tránh lạc hướng chủ đề của ngày hội thảo. Mỗi chương trình đều cần có một chủ đề thống nhất. Đồng thời đây cũng là mục đích mà người tham dự khi đến tham gia buổi sự kiện này.

Sắp xếp và phân công công việc chi tiết

Việc chuẩn bị, sắp xếp này rất quan trọng. Ban tổ chức nên cần phân chia công việc phù hợp với từng bộ phận: Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng cho từng người; Lập bảng kế hoạch tiến độ thường xuyên kiểm tra, giám sát; Lập tổ hoạt động chia thành nhóm nhỏ để thực hiện như: Mang giấy ăn, nước uống, tặng quà, đưa đón khách.

Xem thêm: Mẹo lập kế hoạch tổ chức hội nghị cho bạn

Mọi chi tiết sẽ được trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM chuẩn bị chu đáo

Trang thiết bị phục vụ hội nghị

Chuẩn bị phòng hội nghị không chỉ dừng lại ở khâu đặt được phòng đúng thời gian mong muốn. Mà còn ở chu trình lên trang thiết bị cần thiết như sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, loa, mic, màn hình, máy chiếu,…

Chạy thử chương trình

Trước khi bước vào buổi tổ chức chính cần có buổi tập và demo trước để tránh bất ngờ, bỡ ngỡ và có thể tính toán ước lượng thời gian, khối lượng công việc, các công việc phát sinh. Một số công việc trong khâu này như:

• Bố trí vị trí cửa ra vào
• Treo khẩu hiệu chào mừng
• Đặt sẵn bản chỉ dẫn khách mời để đi lại dễ dàng
• Ứng phó khi có tình huống bất ngờ phát sinh

Sau những buổi tập duyệt cần khắc phục những thiếu sót và có thêm kế hoạch chuẩn bị trong tình huống không may.

Luôn có đồ cứu hộ và y tế

Với một số lượng người lớn trong các hội nghị điều gì cũng có thể xảy ra. Vì vậy để tránh cho trường hợp xấu nhất bạn cần có chuẩn bị về hỏa hoạn và những trường hợp liên quan đến sức khỏe của khách mời, hoặc những tai nạn bất ngờ diễn ra trong bữa tiệc.

Tính chuyên nghiệp

Bạn nên chọn những đơn vị tổ chức hoặc những cá nhân có tính chuyên nghiệp như vậy sẽ tiết kiệm được thời gian đào tạo, chi phí thuê người và đặc biệt tạo nên sự làm việc nhuần nhuyễn giữa các khâu. Mang đến sự hài lòng và tin tưởng cho những người tham dự.

Một buổi hội nghị chuyên nghiệp sẽ có tiệc tea-break thư giãn

Tổng kết

Với những lưu ý trên, Trung tâm hội nghị Gala Center hy vọng rằng bạn có thể nắm vững và chọn được một nơi tổ chức ưng ý. Chúc bạn tổ chức được một buổi sự kiện thành công tốt đẹp.

Xem thêm: Các chi phí quan trọng khi chọn địa điểm tổ chức hội nghị