27 Điểm lưu ý để chọn trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM

Làm sao tìm được các trung tâm tổ chức hội nghị, tổ chức hội thảo, địa điểm tổ chức sự kiện trọn gói cho doanh nghiệp sang trọng, hiện đại phù hợp với từng quy mô? Trước khi chọn trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM, hãy cùng Gala Center xem ngay 27+ điều quan trọng ở bài viết sau.

Các dạng hội họp tại trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM

Hội nghị tổng kết năm

Hội nghị này thường diễn ra vào cuối mỗi năm, là cột mốc để đánh dấu cho quá trình hoạt động của công ty, doanh nghiệp. Nội dung chính của sự kiện để công ty thông báo, nhìn nhận lại những gì đạt được và thiếu sót gì trong năm vừa qua. Ngoài ra, đây còn là dịp tri ân đến tất cả mọi người trong công ty. Từ đó định hướng và phát triển kinh doanh trong năm sau.

Hội nghị hợp tác đầu tư và phát triển

Hoạt động này nhằm để công bố và thảo luận với các đối tác, doanh nghiệp về các dự án, chiến dịch để cùng nhau đưa ra một đường lối chung thật phù hợp. Đó có thể là đầu tư trong nước hoặc rộng hơn về sự liên kết với các doanh nghiệp nước ngoài.

Hội nghị khách hàng

Đây là sự kiện lớn diễn ra trong từng giai đoạn hoạt động của công ty, doanh nghiệp. Đối tượng khách mời là khách hàng tiềm năng, khách mời mới và cũ, khách hàng đối tác... Tại đây, doanh nghiệp có cơ hội để lấy ý kiến, nhận xét về các chương trình, hoạt động kinh doanh... Thông qua hội nghị khách hàng, này mà doanh nghiệp có thể tri ân và cảm ơn tới các đơn vị; khách hàng tin tưởng và luôn ủng hộ sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp cung cấp.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách chọn lựa trung tâm phù hợp tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng thường niên

Hội nghị ra mắt sản phẩm mới

Hoạt động này được diễn ra nhằm giới thiệu, quảng bá sản phẩm mới từ doanh nghiệp đến khách hàng cũng như đối tác của mình. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể “nhờ” khách hàng giới thiệu đến các khách hàng khác về sản phẩm mới. Hội nghị ra mắt sản phẩm là một cách tri ân đối với những khách hàng quen thuộc của mình khi nhớ đến họ và mong muốn nhận được nhận xét từ họ.

Các tiêu chí chọn địa điểm trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM

Vị trí thuận lợi của trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM

Để trở thành tiêu chí tối ưu nhất khi lựa chọn nơi tổ chức hội nghị dành cho khách hàng thì vấn đề tiếp theo đây cũng không thể không được đề cập đến – đó chính là vị trí. Vị trí thuận lợi sẽ giúp ích cho khách mời rất nhiều trong việc di chuyển.

Mặc dù trung tâm của bạn có nhiều dịch vụ ưu đãi tốt, chất lượng phục vụ có chuyên nghiệp, nhưng vị trí không thuận lợi cũng sẽ trở thành lý do để khách hàng không lựa chọn. Vì thế khi tổ chức các buổi sự kiện lớn hầu hết các đơn vị tổ chức sẽ lựa chọn trung tâm nào có vị trí thuận lợi nhất.

Không gian tổ chức hội nghị, sự kiện phù hợp

Nhu cầu của các đơn vị tổ chức ở thời điểm hiện tại không đơn thuần chỉ là cần một phòng hội nghị rộng rãi, mà họ đòi hỏi một không gian tổ chức hội nghị, hội thảo phải đáp ứng được yêu cầu tinh tế, sang trọng và đẳng cấp.

Không gian đẳng cấp, sang trọng tại Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM - Gala Center

Không gian khán phòng khi chỉ là nơi hội họp mà qua đó còn thể hiện phong cách, chủ đề của buổi hội nghị và phát huy được cá tính của chủ nhân sự kiện. Bên cạnh đó, các yếu tố về âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị cũng cần đáp ứng đầy đủ và chất lượng. Sự kết hợp hoàn hảo giữa những điều này sẽ góp phần không nhỏ cho sự thành công của buổi hội nghị.

Địa điểm tổ chức hội nghị có đầy đủ trang thiết bị

Sau khi đã tìm hiểu kỹ hai yếu tố về quy mô và tính chất của sự kiện rồi. Bước tiếp theo cũng không kém phần quan trọng, đó là chuẩn bị những trang thiết bị cần thiết phục vụ cho buổi hội nghị. Hội nghị, hội thảo dạng vừa và nhỏ, trang thiết bị phục vụ đòi hỏi không quá nhiều.

Chính vì thế khâu chuẩn bị sẽ không quá phức tạp và tốn nhiều thời gian. Ngược lại, với những hội nghị có quy mô lớn sẽ đòi hỏi nhiều trang thiết bị phục vụ sự kiện hơn so với hội nghị có quy mô nhỏ như: mic, máy chiếu, dàn âm thanh …

Uy tín và chất lượng

Bất kể một hoạt động, sự kiện nào cũng cần có một bên dịch vụ có uy tín, chất lượng đảm nhiệm. Bạn chắc hẳn không muốn gặp phải những sai sót không đáng có dẫn đến những hậu quả đáng tiếc có thể phá hỏng cả sự kiện đó.

Vì thế, khi tìm chọn địa điểm tổ chức bạn cần tham khảo nhiều nơi, xem đánh giá, phản hồi từ những khách hàng trước. Không chỉ tìm hiểu trên Internet mà còn cần khảo sát thực tế tại nơi đó. Những nơi đã tồn tại lâu năm và được đánh giá cao luôn là lựa chọn hàng đầu.

>>> Xem thêm: Tổng hợp những thông tin cần biết khi chọn địa điểm tổ chức hội nghị

Lưu ý khi chọn các trung tâm tổ chức hội nghị tại TPHCM

Xác định rõ tính chất buổi hội nghị

Có nhiều nội dung hội thảo, hội nghị khác nhau như: Hội nghị khách hàng, hội thảo chuyên ngành, hội thảo khoa học, hội thảo du học… và một địa điểm yên tĩnh, kín đáo, trang trọng như hội trường, phòng họp sẽ là một sự lựa chọn đúng đắn nhất.

Lựa chọn một địa điểm tổ chức phù hợp sẽ góp phần nâng cao sự trang trọng, lịch sự, nghiêm túc và chuyên nghiệp cho buổi hội nghị, hội thảo. Đồng thời tạo được không gian riêng tư, nhằm mang đến cho buổi hội thảo mọi điều kiện tốt nhất dẫn đến thành công. Gala Center là minh chứng cụ thể nhất đáp ứng được những yêu cầu này của bạn.

Xác định quy mô của buổi hội nghị, hội thảo

Bên cạnh tính chất thì quy mô cũng là điều đáng quan tâm. Mỗi sự kiện sẽ hướng đến các nhóm đối tượng khách mời riêng biệt. Số lượng khách mời sẽ quyết định xem nên lựa chọn không gian tổ chức lớn hay nhỏ, tránh tình trạng khách mời ít còn không gian tổ chức thì quá rộng.

>>> Xem thêm: Quy tắc khi tổ chức hội nghị với số lượng khách mời lớn

Cần xác định rõ quy mô để lựa chọn khán phòng cho phù hợp

Xác định được quy mô sẽ giúp bạn lựa chọn được địa điểm tổ chức thích hợp. Với những buổi hội thảo quy mô nhỏ tầm dưới 100 khách bạn nên lựa chọn những phòng họp vừa phải, không quá lớn tránh gây cảm giác loãng cho buổi hội nghị. Đồng thời một không gian nhỏ vừa đủ sẽ tạo sự gắn kết giữa các khách mời lại với nhau gần hơn.

Cẩn trọng khi ký kết hợp đồng tại các trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM

Các quý công ty cũng cần cẩn trọng trong việc ký kết hợp đồng tổ chức. Bởi hợp đồng chính là thứ ràng buộc giữa bên cho thuê và bên đi thuê khán phòng, tùy vào mục đích sử dụng mà sẽ có thêm những hạng mục khác.

Các hạng mục cho thuê trong dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại trung tâm

Một hợp đồng thường sẽ bao hàm nhiều điều khoản, cơ bản sẽ có những vấn đề sau:

Các trang thiết bị hoặc bất kỳ cơ sở vật chất nào được thuê trong hợp đồng cũng cần liệt kể rõ ràng về số lượng, tình trạng khi cho thuê và các yêu cầu về bảo quản.

Nhân sự sử dụng

Những cá nhân hoặc đội nhóm nào mà bên cung cấp dịch vụ đưa ra cũng cần ghi rõ trong hợp đồng để tránh trường hợp người làm người không, đồng thời cần ràng buộc trách nhiệm để không gây ảnh hưởng xấu đến chất lượng hội nghị.

Thời gian tổ chức sự kiện

Không chỉ giới hạn trong khoảng thời gian tổ chức sự kiện mà trong hợp đồng cần chỉ rõ, thời gian bắt đầu thực hiện các khâu như thế nào, thời gian kết thúc ra sao để hai bên có một lịch trình thống nhất, từ đó có thể đảm bảo hội nghị diễn ra thành công và suôn sẻ.

Các khoản chi phí tại trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM

Chi phí thuê trung tâm tổ chức hội nghị

Mỗi không gian sảnh tiệc với sức chứa khác nhau sẽ có những mức giá tương ứng. Đối với những buổi hội nghị sang trọng, có quy mô lớn, bạn cần đảm bảo có đủ chỗ ngồi và không gian thoải mái cho khách mời tham dự. Vì thế hãy dự trù một khoảng ngân sách phù hợp, đừng vì tiết kiệm mà khiến không khí buổi hội nghị trở nên ngột ngạt và bất tiện.

Trong hợp đồng, khoản phí dành cho loại sảnh sẽ được liệt kê chi tiết, các bạn nên nghiên cứu kỹ trước khi lựa chọn.

Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM - Gala center

Chi phí thuê nhân sự điều hành hội nghị, sự kiện

Có một điều chắc chắn rằng, hội nghị không thể diễn ra hoàn hảo nếu không có đội ngũ nhân sự điều hành. Bởi họ là những người hiểu rõ từng ngóc ngách của kế hoạch, kịch bản chương trình, từ công đoạn giám sát, điều khiển … cho đến việc xử lý các sự cố bất ngờ phát sinh.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần có một đội ngũ hỗ trợ các bước hậu cần và giải quyết các nhu cầu của khách mời. Tùy thuộc vào quy mô sự kiện, số lượng nhân sự, năng lực và trình độ đảm nhiệm của từng người điều hành mà sẽ có mức chi phí khác nhau. Đây được đánh giá là hạng mục quan trọng trong ngân sách mà doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi đặt bút ký hợp đồng.

Đội ngũ nhân sự cho hội nghị luôn là yếu tố cần thiết

Chi phí cho thực đơn/ tiệc trà

Ẩm thực cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp gây ấn tượng với khách mời, và tiệc tea-break cũng đóng vai trò thiết yếu khi tạo khoảng thời gian nghỉ giúp các khách mời thư giãn sau một buổi dài tham dự chương trình. Tùy theo khu vực đãi tiệc, món ăn được chọn, và những yêu cầu khác liên quan đến tiệc mà mức phí tổ chức có thể thay đổi, vậy nên bạn cũng cần lưu ý đến khoản chi phí này.

Thực đơn hội nghị là một yếu tố không thể thiếu

Chi phí cho quà tặng khách mời

Tùy theo tính chất sự kiện hay nhóm khách tham dự mà doanh nghiệp sẽ chọn ra những món quà tặng sự kiện khách hàng phù hợp. Thông thường, sẽ là các vật phẩm mang tính ứng dụng cao, hoặc có in logo công ty như sổ tay, bút máy, ly giữ nhiệt… và đặc biệt, những món này khi đặt với số lượng lớn sẽ rất tiết kiệm.

Trong một số gói dịch vụ tổ chứ hội nghị trọn gói, việc chọn quà, thiết kế và gói quà cũng được tính kèm và thật sự rất tiện lợi. Vậy nên đây cũng là một loại chi phí rất đáng để lưu tâm trong hợp đồng.

Quà tặng cho khách mời tham dự luôn cần thiết

Chi phí cho các khoản ưu đãi

Thông thường, khi thuê trọn gói thường sẽ có những ưu đãi đi kèm. Vậy nên các quý công ty hãy hỏi rõ ngay khi có thể trước khi đặt bút ký kết để tránh những xung đột về sau.

>>> Khám phá: Chi tiết 8 loại chi phí quan trọng luôn có trong một sự kiện công ty

Các dạng tiệc tại trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM

Thông thường tại các buổi hội nghị, sự kiện sẽ có ba dạng tiệc khác nhau. Tùy vào tính chất và quy mô của buổi tiệc mà doanh nghiệp có thể quyết định xem sẽ lựa chọn hình thức nào. Cụ thể, 3 dạng tiệc:

Tiệc buffet
Tiệc theo thực đơn set menu (2 loại này thường dùng cho những hội nghị sang trọng và kéo dài)
Tiệc tea-break (thường dành cho những buổi hội nghị nhỏ, thời gian ngắn)

>>> Xem thêm: Lý do tại sao doanh nghiêp nên tổ chức tiệc Tea-break chuyên nghiệp

Vì sao nên chọn trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM Gala Center?

Vị trí trung tâm tổ chức hội nghị đắc địa tại TPHCM, giao thông dễ dàng

Sở hữu một vị trí thuận lợi, giao thoa giữa nhiều quận trung tâm, Trung tâm tổ chức hội nghị & tiệc cưới Gala Center tọa lạc tại 415 Hoàng Văn Thụ quận Tân Bình. Một vị trí vô cùng thuận lợi để có thể thu hút được sự quan tâm của khách hàng. Bên cạnh giao thông thuận lợi thì Gala Center còn nằm gần sân bay lẫn tuyến đường sắt giúp nhiều khách mời có thể dễ dàng di chuyển từ nơi xa đến.

Thái độ phục vụ tận tình, chuyên nghiệp

Để doanh nghiệp có thể an tâm tổ chức tại đây, Gala Center có sẵn một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và chu đáo. Cung cách phục vụ lẫn thái độ của nhân viên chắc chắn sẽ làm bài hài lòng. Bất kỳ thắc mắc và cần được sự giúp đỡ nào đều được chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ nhiệt tình.

Nhân viên luôn nhiệt tình phục vụ quý khách

Đến với Trung tâm hội nghị Gala Center – nơi đây sẽ xóa tan nỗi âu lo trong lòng bạn. Đội ngũ nhân viên của Gala được đào tạo chuyên nghiệp, sẵn sàng lắng nghe, tư vấn chi tiết để giúp hiện thực hóa các ý tưởng của bạn. Cũng chính vì điều này mà trung tâm Hội nghị và tiệc cưới Gala Center ngày càng được nhiều khách hàng quan tâm và biết đến. Để lấy lòng khách hàng một cách nhanh chóng và hoàn hảo nhất chỉ cần bạn làm việc bằng cả trái tim nhiệt huyết là đủ.

Phong cách sảnh hội nghị đa dạng

Với danh tiếng của một trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM lâu năm, Gala Center gây ấn tượng với toàn bộ khách mời nhờ vào hệ thống sảnh tiệc hội nghị, khán phòng rộng lớn. Với 5 sảnh đại diện, chiều cao trần lên đến 6m và sức chứa có thể đạt 1400 khách, Gala Center có thể đáp ứng mọi buổi hội nghị lớn nhỏ khác nhau.

Tại đây, chúng tôi còn có hệ thống ánh sáng, âm thanh cực kỳ hiện đại được nhập khẩu từ Thái Lan. Cách đầu tư và bố trí bàn ghế cũng rất khoa học, chỉn chu chứng tỏ được rằng sự quan tâm của chúng tôi dành cho khách hàng nhiều bấy nhiêu.

Khám phá không gian trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM - Gala Center

Tổng kết

Qua 27 điều quan trọng ở trên, chắc hẳn bạn đã phần nào nắm rõ được cách chọn một trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM thật đúng đắn. Bất kỳ thắc mắc hay khó khăn trong quá trình tìm kiếm, chọn lựa này bạn có thể liên hệ ngay tại website Gala Center hoặc tại Fanpage: Gala Wedding & Convention Center chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ, tự vấn bạn hết mình. Chúc bạn thành công!

Xem thêm:

>>> Điểm danh 14+ địa điểm tổ chức hội nghị, sự kiện trọn gói tại TPHCM >>> Tổng hợp các vấn đề khi tổ chức hội nghị, hội thảo cho doanh nghiệp >>> 14 Bước setup và tổ chức hội thảo, sự kiện mà bất kỳ doanh nghiệp nào cần phải biết