14 bước để tổ chức hội nghị thành công

Tổ chức hội nghị giống như một cuộc thi Marathon vậy, để đạt được thành công như mong đợi, tất cả mà doanh nghiệp cần đó là sự sắp xếp với những bản kế hoạch kỹ lưỡng cùng sự chuẩn bị chỉn chu trong một thời gian dài. Trong bài viết dưới đây, trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM Gala Center sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước để tổ chức được một buổi hội nghị thành công nhé!

Bước 1: Quyết định chủ đề của buổi hội nghị

Chủ đề của buổi hội nghị là linh hồn của sự kiện

Mỗi một hội nghị đều cần một chủ đề. Đây cũng có thể xem như là linh hồn của sự kiện, bởi nội dung của hội nghị càng hấp dẫn thì tỉ lệ người tham dự sẽ cao hơn rất nhiều. Do đó, bạn cần xác định chủ đề, thông điệp mà doanh nghiệp bạn muốn mang tới thông qua buổi sự kiện này là gì.

Các chủ đề được chọn phải hấp dẫn, dễ liên tưởng và dễ kích hoạt phản ứng cảm xúc. Bạn có thể tăng sự tò mò hấp dẫn bằng cách đặt tên cho buổi hội nghị theo một cách sáng tạo và mới lạ. Chủ đề không chỉ là một lời kêu gọi, hay là một câu slogan gây sự chú ý, mà nó cũng sẽ là một sự định hướng cho việc xây dựng thương hiệu và tăng hiệu quả truyền thông của doanh nghiệp. Do đó, bạn cần chú ý những chi tiết này khi tổ chức một buổi hội nghị.

Bước 2: Xây dựng đội ngũ tổ chức hội nghị

Một buổi hội nghị được diễn ra trong một không gian lớn, với nhiều người tham dự và nhiều công việc phải lo, do đó bạn không thể một mình tự lo mọi vấn đề phát sinh khi tổ chức sự kiện mà cần có một đội ngũ hỗ trợ, để chịu trách nhiệm về việc xử lý các khía cạnh khác nhau của kế hoạch, đàm phán và xúc tiến. 

Bộ phận tổ chức sự kiện thường bao gồm:

• Đội ngũ lên kế hoạch : Phụ trách những nhiệm vụ chính, tổng quan của hội nghị từ việc ăn uống, nơi ở hay các phương tiện đi lại đều được bộ phận này đảm nhiệm và nắm chính.
• Nhóm quản trị: Lập ngân sách, chi phí chi tiêu, số lượng đăng ký người tham dự, kiểm soát hoạt động bán vé.
• Nhóm tiếp thị : Lên kế hoạch truyền thông, quảng cáo, quản lý trang web, blog và các hoạt động truyền thông xã hội của sự kiện.
• Nhóm tài trợ : Phụ trách việc xin tài trợ, gây quỹ và đảm bảo những quyền lợi, nghĩa vụ đối với nhà tài trợ.
• Tình nguyện viên : Hỗ trợ các hoạt động tại chỗ trong ngày diễn ra hội nghị: quản lý cửa, quét vé, theo dõi danh sách khách mời … và hướng dẫn mọi người.

Bước 3: Tìm nhà tài trợ đồng hành

Tìm kiếm nhà tài trợ đồng hành cho buổi hội nghị

Nếu bạn tổ chức một buổi hội nghị có quy mô lớn, bạn có thể cân nhắc việc tìm nhà tài trợ đồng hành. Như vậy bạn có thể giảm áp lực về ngân sách đồng thời cũng làm tăng lên được sự uy tín của doanh nghiệp mình khi có thêm những khoản hỗ trợ đáng giá.

Một số lưu ý khi lựa chọn nhà tài trợ là bạn nên liệt kê ra danh sách những doanh nghiệp, tổ chức phù hợp với nội dung mà bạn muốn truyền tải thông qua buổi sự kiện. Đồng thời, việc chọn nhà tài trợ dựa theo đối tượng khách hàng mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng đến cũng là một điều đáng để cân nhắc. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chuẩn bị những bản thông tin kêu gọi tài trợ một cách chỉn chu và hợp lý, bằng cách này doanh nghiệp chắc chắn sẽ “gọi vốn” thành công.

Bước 4: Chuẩn bị ngân sách và chiến lược tổ chức

Cho dù hội nghị của bạn có được tài trợ bởi các tổ chức hay không, bạn vẫn cần phải thống kê toàn bộ ngân sách được dùng cho buổi sự kiện. Bạn cần biết đó là những khoản chi phí được sử dụng cho việc gì, ví dụ như chi phí vận chuyển, dịch vụ ăn uống, phí diễn giả, hoạt động truyền thông, chi phí thuê hội nghị ...

Đồng thời, việc xác định ngân sách tổng sẽ giúp phô trương được tiếng tăm và vị thế của doanh nghiệp thông qua buổi hội nghị, khi chi phí càng nhiều thì chứng tỏ hội nghị được nhiều người biết đến và chuyên nghiệp. Từ đó, giúp dễ dàng xin tài trợ và thu hút nhiều người đăng ký tham gia hơn cho những hội nghị lần sau.

Xem thêm: 8 chi phí quan trọng trong bản ngân sách khi chọn trung tâm tổ chức sự kiện bạn cần lưu ý

Bước 5: Quyết định ngày tổ chức cho hội nghị

Bây giờ là lúc để quyết định khi nào hội nghị của bạn sẽ diễn ra và tìm hiểu xem hội nghị sẽ kéo dài bao lâu. Thông thường, những hội nghị với khoảng 300 người tham gia sẽ kéo dài hai ngày, còn các hội nghị lớn và chuyên sâu sẽ diễn ra lâu hơn. Tuy nhiên, thời gian diễn ra sự kiện cũng cần phải xét đến tính chất và nội dung của buổi hội nghị.

Dưới đây là một số quy tắc bạn cần biết để chọn ra ngày tổ chức lý tưởng nhất:

• Tránh tổ chức vào các ngày có sự kiện lớn, ngày nghỉ lễ hay lễ hội: Việc này sẽ giúp việc đặt vé máy bay trở nên rẻ và dễ dàng hơn cho việc đi và đến nơi tổ chức hội nghị.
• Tránh các kỳ nghỉ hè: Bởi đây là thời điểm mà mọi người có xu hướng đi nghỉ mát. Tốt nhất bạn nên tổ chức hội nghị vào khoảng giữa tháng 3 đến cuối tháng 6, hoặc từ đầu tháng 9 đến cuối tháng 11.
• Đừng bao giờ lên kế hoạch cho một cuộc hội nghị vào cuối tuần: Đối với hầu hết những người tham gia, tham dự hội nghị là một phần công việc của họ, vì vậy hãy lên lịch cho nó trong tuần làm việc.

Bước 6: Lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM

Lựa chọn một trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM chất lượng

Sau khi biết ngày, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm các địa điểm có sẵn phù hợp với yêu cầu của mình. Một số địa điểm mà bạn có thể tham khảo để tổ chức hội nghị như: khuôn viên trường đại học, khách sạn … hoặc tại các trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM. Tùy vào số lượng người tham dự, cơ sở vật chất, địa điểm … hay những tiêu chí khác mà bạn đặt ra để  có thể lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị phù hợp.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách để lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị phù hợp 

Bước 7: Sắp xếp dịch vụ ăn uống trong hội nghị

Thông thường, một địa điểm như các trung tâm tổ chức hội nghị chuyên dụng cũng sẽ cung cấp dịch vụ ăn uống tại chỗ. Thế nhưng nếu bạn tổ chức ở những địa điểm khác thì có thể, bạn sẽ cần nhờ đến các nhà cung cấp bên ngoài.

Tuy nhiên, sẽ có những quy tắc khi bạn muốn cung cấp các loại đồ uống giải khát và số lượng đồ ăn giải lao. Bạn nên đặt trước tối đa một giờ cho bữa trưa và khoảng 15 - 20 phút trước giờ nghỉ giải lao để thưởng thức cà phê và đồ ăn nhẹ. Một cách tối ưu nhất cho vấn đề này đó là bạn cần đặt trước thực đơn hội nghị để được trung tâm tổ chức hỗ trợ tốt nhất.

Bước 8: Mời diễn giả cho hội nghị

Mời những diễn giải có tiếng trong lĩnh vực của hội nghị

Đây có thể là bước quan trọng nhất cho buổi hội nghị bởi diễn giả sẽ là những ngôi sao trong hội nghị của bạn để thu hút khách mời và đảm bảo trải nghiệm chuyên nghiệp cho người tham dự.

Một cách chắc chắn để đạt được sức hút ở đây là trước tiên phải đảm bảo một diễn giả có tên tuổi, một người rất nổi tiếng và được kính trọng trong lĩnh vực của sự kiện. Điều này sẽ nâng cao uy tín của bạn trong mắt những diễn giả tiềm năng khác và khiến họ có nhiều khả năng đăng ký hơn.

Bạn có thể bắt đầu tìm kiếm diễn giả bằng cách tìm các nhà lãnh đạo có tư tưởng tập trung vào các chủ đề tương tự như hội nghị của bạn. Tạo danh sách ưu tiên gồm những diễn giả tiềm năng mà bạn muốn mời. Sau đó, bắt đầu thực hiện những cuộc gọi và viết những email mời làm diễn giả.

Bước 9: Lên kế hoạch thời gian tổ chức chi tiết

Lên kế hoạch tổ chức cụ thể

Bây giờ các yếu tố chính đã có, đã đến lúc để bạn định hình chúng thành một kế hoạch chương trình chi tiết. Thời gian lý tưởng nhất là bạn cần lên bản kế hoạch chi tiết ít nhất là 2 tháng cho tới ngày chính thức diễn ra sự kiện, bởi chắc chắn trong khoảng thời gian đó, bạn sẽ cần điều chỉnh rất nhiều chi tiết cho tới khi bản kế hoạch thật hoàn hảo.

Hãy nhớ rằng mục tiêu chính của hội nghị là truyền cảm hứng cho mọi người và mở rộng tầm nhìn của họ. Bạn không thể làm điều đó nếu không có sự hiểu biết về những người tham dự của bạn.Bắt đầu đăng ký người tham dự

Bước 10: Bắt đầu đăng ký người tham dự

Mở đơn đăng ký tham dự cho buổi hội nghị

Sau khoảng thời gian dài đằng đẵng chuẩn bị thì cuối cùng đã đến lúc cho hội nghị của bạn được ra mắt với giới truyền thông. Điều bạn cần làm lúc này chính là thu hút mọi người đăng ký tham gia hội nghị của bạn.

Để mọi người đăng ký tham dự hội nghị thì cần cần phải cung cấp những thông tin chi tiết về hội nghị như tổ chức ở đâu, vào thời gian nào, nói về điều gì, ai làm diễn giả ... và để chuyên nghiệp hơn thì bạn nên tạo riêng một trang web để người tham dự có thể đăng ký và tìm hiểu những thông tin chi tiết về buổi hội nghị.

Bước 11: Lên chiến dịch truyền thông cho hội nghị

Giờ đây, bạn đã có địa điểm, diễn giả chính, chương trình hội nghị rõ ràng và trang web (hoặc trang sự kiện) để hướng dẫn mọi người đến. Từ bây giờ, trọng tâm chính của bạn là quảng bá hội nghị qua tất cả các kênh hiện có như các trang web truyền thông xã hội (Facebook, LinkedIn, Twitter ...) hoặc các diễn đàn, cộng đồng hay thông qua Blog và thông cáo báo chí.

Đừng quên khuyến khích các diễn giả của bạn quảng bá hội nghị đến khán giả của họ trên các kênh của riêng họ. Chỉ cần buổi sự kiện đủ hứng thú vì chắc chắn họ sẽ làm theo, từ đó nhiều người sẽ biết đến hội nghị hơn.

Lên chiến dịch truyền thông cho buổi hội nghị

Bước 12: Lập kế hoạch tại chỗ

Trong bước này, bạn đi đến các chi tiết thực tế để giải quyết cách người tham dự sẽ điều hướng thực tế địa điểm trong ngày. Đây sẽ là một số câu hỏi bạn muốn trả lời:

• Ai sẽ mở cửa và quét vé?
• Ngôn ngữ nào sẽ được sử dụng cho sự kiện chính?
• Những phòng nào nên được dành cho các buổi thảo luận, hội nhóm?
• Đồ giải khát sẽ được phục vụ ở đâu?

Cách tốt nhất để thực hiện điều này là xem qua chương trình làm việc trong ngày và đặt mình vào vị trí của những người tham dự. Hãy thử tưởng tượng xem họ sẽ hành động như thế nào trong ngày và những nhu cầu mà họ có thể có.

Bước 13: Chủ trì hội nghị

Ngày trọng đại cuối cùng đã đến, với điều kiện bạn đã làm theo tất cả các bước trên và có một đội ngũ sự kiện hiểu và nắm rõ được những công việc của mình thì bạn sẽ không cần phải lo lắng nhiều.

Dưới đây là một số tình huống mà bạn cần chú ý để hội nghị diễn ra suôn sẻ:

• Chuẩn bị loa và mic dự phòng trong trường hợp mic bị hỏng
• Đảm bảo bản trình bày không chạy quá thời gian quy định
• Tham gia và tạo điều kiện cho buổi đối thoại giữa diễn giả và khách mời
• Thu thập phản hồi trực tiếp của người tham dự khi hội nghị khai mạc
• Trao đổi với các nhà báo và những người khác đưa tin về hội nghị.

Bước 14: Các hoạt động cần làm sau khi hội nghị được diễn ra

Và cuối cùng, đây là bước mà bạn cần làm sau khi kết thúc buổi hội nghị:

• Nói "Cảm ơn": Doanh nghiệp nên cảm ơn mọi người vì sự tham gia và nỗ lực của họ. Đây không chỉ là một phép lịch sự thông thường mà bạn cũng sẽ để lại ấn tượng tích cực. Rất có thể đây không phải là hội nghị cuối cùng của bạn, vì vậy bạn cần nuôi dưỡng bất kỳ mối quan hệ nào bạn đã và đang thực hiện.
• Thu thập phản hồi : Đây là cơ hội hoàn hảo để doanh nghiệp lắng nghe mọi người nghĩ gì về hội nghị và những gì có thể được thực hiện tốt hơn trong tương lai. Cách dễ nhất để thu thập thông tin là gửi cho mọi người có đính kèm liên kết đến một cuộc khảo sát trực tuyến qua email. Bạn nên giữ nó tương đối ngắn gọn và tập trung vào một vài chủ đề chính: Họ thích điều gì nhất về hội nghị? Họ đánh giá các yếu tố khác nhau như thế nào (bài thuyết trình, thực đơn tea-break, chỗ ở hoặc các vấn đề liên quan đến chất lượng phục vụ tại trung tâm tổ chức)? Doanh nghiệp có thể thay đổi hoặc cải thiện điều gì?

Tổng kết

Một buổi hội nghị thành công yêu cầu sự chỉnh chu, chuyên nghiệp và khả năng xử lý sự cố tốt. Do đó, mỗi một bộ phận, mỗi bước đều đóng một vai trò quan trọng trong việc thành công của buổi hội nghị. Mong rằng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những gợi ý cần thiết để buổi hội nghị diễn ra hoàn hảo. Ngoài ra, nếu bạn đang tìm cho sự kiện của mình một trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM thì đừng ngần ngại liên hệ với Gala Center để được hỗ trợ tận tình nhé!