Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM - Gala Center chia sẻ bí quyết tổ chức tiệc rượu chuyên nghiệp

Vốn dĩ công việc tổ chức sự kiện chưa bao giờ là đơn giản, tổ chức tiệc rượu còn khó khăn hơn. Bởi nó đòi hỏi người điều hành sự kiện phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong từng khâu cũng như thật sự am hiểu và có kiến thức về các loại rượu. Vậy tiệc rượu là gì? Tiệc rượu có vai trò gì đối với doanh nghiệp? Làm sao buổi tiệc rượu trở nên chuyên nghiệp? Cùng trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM - Gala Center tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Tiệc rượu là gì?

Tiệc rượu là một buổi tiệc đứng nơi mà mọi người có thể cùng nhau giao lưu, thưởng thức đồ uống. Cũng như là tham gia các trò chơi nhận quà hấp dẫn từ doanh nghiệp tổ chức tiệc.

Thông thường đồ uống sẽ là rượu vang hoặc những loại Cocktail nổi tiếng. Bên cạnh đó, buổi tiệc còn phục vụ các món ăn kèm như canape, hoa quả và bánh ngọt. Việc phụ vụ các món ăn nhẹ để mọi người có thể dễ dàng cầm tay, vừa thưởng thức vừa đi lại tương tác với nhau.

Hình thức tiệc rượu này vô cùng phù hợp với các sự kiện đặc biệt của công ty như kỷ niệm thành lập công ty, tri ân khách hàng hoặc tiệc chúc mừng thành công giữa doanh nghiệp với các đối tác.

Tóm lại, đây là một hình thức tiệc rất được ưa chuộng bởi sự gọn gàng, tạo không khí gần gũi thân mật. Hơn nữa còn dễ dàng gắn kết nhân viên hoặc đối tác, khách hàng nhưng vẫn toát lên được sự chuyên nghiệp, sang trọng và lịch sự. 

Tiệc rượu là một sự kiện giúp ích rất nhiều trong việc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp

Bí quyết để tiệc rượu thêm phần chuyên nghiệp

Lên danh sách khách mời cho buổi tiệc

Không chỉ riêng tiệc rượu mà trong bất kỳ bữa tiệc, hội nghị hay sự kiện nào thì việc lên danh sách khách mời dự kiến cũng như ước lượng số khách có khả năng tham dự là điều cần thiết. Bởi khi đã chuẩn bị sẵn danh sách khách mời, bạn sẽ dễ dàng hình dung chi tiết về địa điểm tổ chức, quy mô sảnh tiệc cũng như số lượng đồ uống, rượu, thức ăn, quà tặng, v.v khác cần dùng cho sự kiện.

Lên danh sách khách mời để có sự chuẩn bị chu toàn nhất

Mặc dù hiện nay có rất nhiều cách để gửi thư mời tham dự sự kiện cho khách mời như: gửi thiệp mời truyền thống, thư điện tử, gọi điện,… Tuy nhiên đối với một buổi tiệc mang tính chất sang trọng như tiệc rượu thì chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng những mẫu thiệp mời cao cấp để thể hiện sự kính trọng. Cũng như tạo cảm giác chuyên nghiệp, đẳng cấp của sự kiện cho khách mời.

Bên cạnh đó thì bạn nên gửi thiệp mời sớm ít nhất là 1 tuần trước ngày diễn ra sự kiện để khách mời chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian, công việc. Điều này cũng giúp bạn đảm bảo được tối đa số lượng khách mời tham dự tiệc rượu theo danh sách dự tính.

Cuối cùng là dựa theo danh sách khách mời được dự đoán chắc chắn tham dự tiệc rượu bạn sẽ tiến hành phân khu vực bàn đứng cho các nhóm khách mời khác nhau. Việc này là vô cùng quan trọng vì nó giúp khách mời cảm nhận được sự chuyên nghiệp và tôn trọng từ công ty hay đơn vị tổ chức đối với họ. Đồng thời việc phân chia khu vực bàn đứng cũng dễ dàng hơn cho các nhà lập kế hoạch dễ dàng kiểm soát và dẫn dắt chương trình. 

>>> Xem thêm: Những điều lưu ý khi chọn trung tâm tổ chức hội nghị tại TPHCM

Lên khung kịch bản buổi tiệc

Kịch bản chương trình của tiệc rượu là nhân tố không thể thiếu nếu bạn muốn bữa tiệc của mình được vận hành một cách trơn tru và hoàn hảo nhất. Khung chương trình sẽ tổng hợp và sắp xếp thứ tự các tiết mục xuất hiện trong suốt buổi tiệc. Kèm theo đó là những mốc thời gian cụ thể mà các công việc sẽ diễn ra. Dựa trên kịch bản đó, người điều hành sẽ phân bổ nhân sự và biết cách tối ưu chi phí một cách hợp lý.

Ngoài ra, nếu bạn có một kịch bản chi tiết, cũng sẽ dễ dàng hơn cho mọi người nắm bắt và hiểu rõ mình cần chuẩn bị hay thực hiện những công việc gì. Hơn nữa, điều này cũng sẽ giúp bạn quản lý mọi khâu tổ chức được hiểu quả hơn, ứng phó với những tình huống bất ngờ một cách mượt mà hơn.

Lựa chọn đồ uống - Các loại rượu và Cocktail

Có thể nói, đa số khách mời trong buổi tiệc sẽ thuộc tầng lớp thượng lưu và am hiểu về rượu. Cho nên ngoài việc dựa theo mục đích chính của bữa tiệc rượu, bạn cũng nên để ý đến việc sẽ sử dụng những loại rượu nào. 

Nên có đa dạng các loại rượu và Cocktail

Tại các buổi tiệc rượu, thức uống sẽ vô cùng đa dạng từ các loại rượu. Thông thường là các loại cocktail cho đến những ly rượu thượng hạng. Để phù hợp với đa dạng khách mời trong buổi tiệc, nhất là những khách mời không quen uống rượu, công ty nên lựa chọn ít nhất 5 - 8 loại Cocktail. Và trong thực đơn trong đó có 1 đến 2 loại rượu/ Cocktail nhẹ, dễ uống.

Còn đối với những khách mời VIP và sành về rượu, bạn nên nhắc nhở phục vụ ưu tiên gợi ý cho họ thưởng thức những loại rượu thượng hạng như vang Pháp hoặc những ly Cocktail tuyệt hảo có rượu nền mạnh. 

Giới thiệu các loại thức uống phù hợp với đối tượng khách mời

Chuẩn bị thực đơn các món ăn kèm

Món ăn kèm hay các món ăn chơi trong tiệc rượu là phần quan trọng giúp gây ấn tượng với khách mời cũng như góp phần tạo nên sự thành công của bữa tiệc. Cho nên sau khi đã lựa chọn được loại rượu/ Cocktail sử dụng trong bữa tiệc, bạn cần lên danh sách món ăn kèm phù hợp với những loại Cocktail tương ứng, thường sẽ là Canape. Một món ăn kèm tương hợp sẽ giúp làm dậy hương vị của rượu cũng như đưa khẩu vị của khách mời thăng hoa một cách hoàn hảo và ngược lại.

Để làm tốt điều này, bạn nên tham khảo quy tắc khi kết hợp giữa Canape và Cocktail hoặc lắng nghe gợi ý của những chuyên gia về rượu. Tuy nhiên, bạn cũng cần có một thực đơn các món ăn kèm đa dạng, đối với dạng đồ ăn cầm tay (Finger food) như Canape thì nên chuẩn bị ít nhất 10 món Canape khác nhau để khách mời có thể lựa chọn và thưởng thức được nhiều hương vị nhất có thể.

Món ăn kèm nhỏ nhắn không thể thiếu trong buổi tiệc rượu

Trang trí không gian bữa tiệc rượu

Đối với không gian tiệc rượu thì bạn nên chọn màu sắc chủ đạo là những gam màu tối. Nếu có thể, gam màu cùng tone với rượu sẽ được đánh giá cao hơn, là phương án lựa chọn hoàn hảo để buổi tiệc của bạn thêm phần đẳng cấp. Ngoài ra, bạn có thể điểm xuyết cho sảnh tiệc bằng những ánh nến lung linh và hoa tươi để tăng thêm sự sang trọng, lãng mạn cho buổi tiệc rượu.

Tuy nhiên, để có thể tìm được một địa điểm hoàn hảo cho những buổi tiệc mang tính chất trang trọng như tiệc rượu bạn nên tham khảo những sảnh tiệc có quy mô lớn, được trang trí theo phong cách châu Âu của các trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM. Chẳng hạn như Gala Center, trung tâm sở hữu quy mô sảnh tiệc đa dạng cùng nhiều phong cách độc đáo được thiết kế mang đậm chất phương Tây như sảnh tiệc Spring, Sảnh Summer, Sảnh Autumn, Sảnh Winter và Sảnh Festive. 

Lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM với không gian sảnh phù hợp để bày trí

Tổng kết

Bên trên, trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM - Gala Center vừa chia sẻ đến bạn những bí quyết để có thể tổ chức một buổi tiệc rượu đầy chuyên nghiệp. Mong rằng những thông tin trên sẽ giúp các doanh nghiệp phần nào hiểu được tính chất của sự kiện này từ đó có những sự chuẩn bị chu đáo hơn, góp phần tạo nên thành công cho buổi tiệc cũng như nâng cao hình ảnh công ty trong mắt khách hàng, đối tác,...