3 tiêu chí cơ bản để lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM

Hội nghị, hội thảo là một sự kiện rất quan trọng mà các đơn vị tổ chức thực hiện nhằm mục đích quảng bá sản phẩm cũng như phát triển thương hiệu đạt mức thành công cao nhất. Chính vì thế khâu tổ chức cần được thực hiện một cách sát sao và chuyên nghiệp nhất để đảm bảo chất lượng cho buổi hội nghị được diễn ra tốt đẹp.

Hội nghị, hội thảo là một sự kiện rất quan trọng nhằm mục đích quảng bá sản phẩm

Tùy thuộc vào số lượng khách mời, và tính chất của mỗi hội nghị, hội thảo nên việc lựa chọn địa điểm tổ chức thích hợp là yếu tố quan trọng cần được chú tâm. Cùng trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM -  Gala Center tìm hiểu 3 tiêu chí dưới đây sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin hơn trong việc chọn lựa đấy!

Xác định rõ tính chất của buổi hội nghị, hội thảo

Để có thể bài trí không gian của buổi hội nghị, hội thảo cho khách hàng một cách hợp lý nhất phù hợp với mục đích sử dụng thì một trong những việc tiên quyết bạn cần làm được đó chính xác định tính chất của hội thảo, hội nghị mà đơn vị tổ chức muốn thực hiện.

Một địa điểm tổ chức phù hợp sẽ góp phần nâng cao sự trang trọng và chuyên nghiệp cho buổi hội nghị

Có nhiều nội dung hội thảo khác nhau như: Hội thảo chuyên ngành, hội thảo khoa học, hội thảo du học … và một địa điểm yên tĩnh, kín đáo, trang trọng như hội trường, phòng họp sẽ là một sự lựa chọn đúng đắn nhất.

Lựa chọn một địa điểm tổ chức phù hợp sẽ góp phần nâng cao sự trang trọng, lịch sự, nghiêm túc và chuyên nghiệp cho buổi hội nghị, hội thảo. Đồng thời tạo được không gian riêng tư, nhằm mang đến cho buổi hội thảo mọi điều kiện tốt nhất dẫn đến thành công. Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM Gala Center là minh chứng cụ thể nhất đáp ứng được những yêu cầu này của bạn.

Xem thêm: Lợi ích khi tổ chức hội nghị mà có thể bạn chưa biết

Xác định quy mô của buổi hội thảo

Yếu tố tiếp theo khá quan trọng đó chính là xác định được quy mô của buổi hội nghị hội thảo cần được tổ chức. Đây sẽ là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của buổi hội nghị. 

Quy mô của buổi hội nghị là yếu tố quan trọng ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng

Mỗi sự kiện sẽ hướng đến các nhóm đối tượng khách mời riêng biệt. Số lượng khách mời sẽ quyết định xem nên lựa chọn không gian tổ chức lớn hay nhỏ, tránh tình trạng khách mời ít còn không gian tổ chức thì quá rộng.

Xác định được quy mô sẽ giúp bạn lựa chọn được địa điểm tổ chức thích hợp. Với những buổi hội thảo quy mô nhỏ tầm dưới 100 khách bạn nên lựa chọn những phòng họp vừa phải, không quá lớn tránh gây cảm giác loãng cho buổi hội nghị, đồng thời một không gian nhỏ vừa đủ sẽ tạo sự gắn kết giữa các khách mời lại với nhau gần hơn.

Thiết bị sự kiện và hình thức của địa điểm tổ chức hội nghị

Sau khi đã tìm hiểu kỹ hai yếu tố về quy mô và tính chất của sự kiện rồi, bước tiếp theo đây cũng không kém phần quan trọng là chuẩn bị những trang thiết bị cần thiết phục vụ cho buổi hội nghị.

Xây dựng một buổi hội nghị, hội thảo thật sự chuyên nghiệp, đẳng cấp và sang trọng

Hội nghị, hội thảo dạng vừa và nhỏ, trang thiết bị phục vụ đòi hỏi không quá nhiều. Chính vì thế khâu chuẩn bị sẽ không quá phức tạp và tốn nhiều thời gian.  Ngược lại, với những hội nghị có quy mô lớn sẽ đòi hỏi nhiều trang thiết bị phục vụ sự kiện hơn so với hội nghị có quy mô nhỏ như: mic, máy chiếu, dàn âm thanh ...

Đây là những thiết bị cực kỳ quan trọng mà đơn vị tổ chức không được phép sai sót trong quá trình chuẩn bị cũng như trong suốt quá trình diễn ra hội nghị. Với những thiết bị như: Máy chiếu, màn hình LED, bút chỉ, bút laser … cũng sẽ là những thiết bị cần thiết phục vụ cho việc trình chiếu chuyên nghiệp hơn phù hợp với những buổi hội thảo học thuật.

Xác định được những thiết bị cần thiết nhằm tạo nên sự thành công của hội nghị

Hãy giúp đơn vị tổ chức sự kiện có thể tự hào, hãnh diện và ghi thêm điểm cộng với những vị khách mời của mình bởi buổi hội nghị, hội thảo của họ thật sự chuyên nghiệp, đẳng cấp và sang trọng.

Có những hình thức phổ biến sau đây mà các doanh nghiệp thường hay lựa chọn: Hội nghị tri ân khách hàng, hội nghị ra mắt sản phẩm, hội nghị tổng kết cuối năm, hội nghị thượng đỉnh. Tùy vào từng mục đích hướng đến mà doanh nghiệp chọn lựa cho mình hình thức tổ chức hội nghị khác nhau.

Tổng kết

Trên đây là ba tiêu chí cơ bản và quan trọng nhất giúp bạn lựa chọn được một địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo phù hợp. Địa điểm tổ chức mà khách hàng lựa chọn phải là nơi đáp ứng đủ những yêu cầu về uy tín, chất lượng và luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu để có thể đem đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất. Xin hãy liên hệ với trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM Gala Center để được tư vấn tận tình, chu đáo và cung cấp những dịch vụ tốt nhất dành cho bạn.