8 Chi phí quan trọng chọn trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM

Bạn đang băn khoăn không biết đâu là những chi phí tối thiểu trong bảng kế hoạch tổ chức hội nghị? Việc thiếu sót trong từng khâu sẽ khiến buổi sự kiện của doanh nghiệp diễn ra kém chất lượng. Điều này sẽ không thể để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách mời. Vậy nên trong bài viết này, trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM Gala Center sẽ chỉ ra Top 8 chi phí quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị mà các doanh nghiệp cần phải biết. Hãy theo dõi đến hết bài nhé!

CHI PHÍ THUÊ TRUNG TÂM TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TPHCM

Các buổi hội nghị doanh nghiệp hay hội nghị ra mắt sản phẩm đều cần sự chuẩn bị chu đáo. Trước tiên là đến từ không gian tổ chức. Mỗi gian phòng với sức chứa khác nhau sẽ có mức giá tương ứng. Đối với những buổi hội nghị sang trọng với nhiều khách mời, bạn cần đảm bảo phải có đủ ghế ngồi và không gian đủ rộng để thuận tiện cho việc đi lại. Nếu tổ chức sự kiện tầm cỡ quốc gia hoặc quốc tế, bạn cần chuẩn bị một không gian lên đến 1.000 người đấy. Đừng vì tiết kiệm ngân sách mà khiến không khí buổi hội nghị trở nên ngột ngạt.

>> Xem thêm: Tổng hợp những thông tin cần biết khi chọn địa điểm tổ chức hội nghị

Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM chuyên nghiệp khẳng định vị thế doanh nghiệp 

CHI PHÍ THUÊ NHÂN SỰ ĐIỀU HÀNH HỘI NGHỊ

Khác với MC dẫn chương trình, nhân sự điều hành hội nghị là những người hiểu rõ từng ngóc ngách của bản kế hoạch, từ công đoạn giám sát, điều khiển … cho đến cả việc xử lý các sự cố phát sinh. Không những thế, đây là người nắm việc điều hành và kiểm soát các bước hậu cần sự kiện. Điều này nhằm đảm bảo kế hoạch luôn được thực hiện đúng chuẩn.

Mặt khác, một nhân sự điều hành chuyên nghiệp là người luôn có sẵn kế hoạch dự phòng nhằm giám sát và xử lý rủi ro tốt nhất. Tùy thuộc vào sự kiện lớn hay nhỏ, năng lực và trình độ đảm nhiệm của người điều hành mà sẽ có mức chi phí tương ứng. Đây được đánh giá là hạng mục quan trọng mà doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi bắt đầu hội nghị.

CHI PHÍ THUÊ MC DẪN CHƯƠNG TRÌNH

Để nội dung hội nghị được truyền tải nhanh chóng và dễ hiểu đến khách mời, người dẫn chương trình chính là một phần quan trọng không thể thiếu trong toàn bộ kế hoạch. Những buổi sự kiện nhỏ có thể nhờ đến khả năng dẫn dắt của những thành viên trong công ty. Điều này là phù hợp khi họ là người tiếp xúc và nắm nội dung rõ nhất.

Tuy nhiên, với những buổi hội nghị lớn thì lại khác. Bạn cần đảm bảo sự chỉn chu về cả thời gian và hình thức sự kiện ngay từ khi bắt đầu. Khi đó, việc thuê một MC ngoài là điều cần thiết để tạo nên ấn tượng về sự chuyên nghiệp và đẳng cấp trước các khách mời tham dự.

Hội nghị có thêm sức hút nếu được dẫn dắt bởi MC chuyên nghiệp

CHI PHÍ ÂM THANH, ÁNH SÁNG VÀ CÁC THIẾT BỊ CHUYÊN DỤNG

Các trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM như Gala Center luôn có sẵn thiết bị âm thanh, ánh sáng và các máy móc cơ bản để tổ chức buổi sự kiện. Tuy nhiên, những buổi hội nghị mang tính chất đặc thù và có quy mô lớn cần có những trang thiết bị chuyên dụng đặc biệt. Doanh nghiệp cần phân bổ ngân sách cho những thiết bị như loa, micro, máy quay, bộ chỉnh âm, đèn led, máy chiếu … để sự kiện luôn diễn ra suôn sẻ và tạo ấn tượng mãn nhãn cho khách mời. 

Trang thiết bị được đầu tư tốt giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ

CHI PHÍ THIẾT KẾ VÀ IN ẤN

Backdrop, banner, poster … hay đơn giản chỉ là thiệp mời cũng yêu cầu sự chuyên nghiệp trong khâu thiết kế. Ấn tượng đầu tiên về buổi sự kiện luôn đến từ những tấm thiệp mời tuy “nhỏ mà có võ” này. Những lời mời luôn chứa đựng thông điệp mà buổi hội nghị muốn truyền tải. Các banner hay backdrop cũng tương tự như thế. Các hình ảnh cần có sự đồng nhất và thể hiện được tinh thần của buổi sự kiện sắp diễn ra.

Gây ấn tượng mạnh với thiệp mời sang trọng và chỉn chu

Đây là một hạng mục quan trọng mà doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ. Các chi phí cho thiết kế và in ấn có thể thay đổi theo từng đối tác dịch vụ mà bạn chọn. Tuy nhiên, nếu nội bộ doanh nghiệp có khả năng in ấn và thiết kế tốt thì sẽ không phải là vấn đề đáng lo ngại.

CHI PHÍ TIỆC TRÀ

Tiệc tea-break hay còn gọi là tiệc trà, là một bữa ăn nhẹ giúp các khách mời thư giãn sau khoảng thời gian dài tham dự hội nghị. Bánh ngọt, trà, nước, cà phê hay trái cây đều là những món ăn được chiêu đãi theo hình thức tiệc buffet. Khách mời sẽ tự do chọn món mình thích và thoải mái tạo mối quan hệ với những vị khách khác. Đây là một chi phí quan trọng cần phải có khi lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM.

Tea-break nhẹ nhàng giúp khách mời thư giãn

Tuy tiệc trà chỉ diễn ra trong thời gian ngắn khoảng 20 - 30 phút nhưng đây vẫn là một khâu quan trọng trong kế hoạch tổ chức hội nghị. Để có được một buổi tiệc tea-break hoàn hảo, Gala Center lưu ý đến bạn những điều sau:

Thực đơn tiệc phong phú

Buổi hội nghị sẽ quy tụ nhiều khách mời với đa dạng khẩu vị. Để tối ưu trải nghiệm của thực khách, bạn hãy lựa chọn những món bánh ngọt nhỏ. Cùng với đó sẽ được phục vụ với các loại nước như cà phê, nước lọc và nước ép. Cách trang trí món ăn không cần quá cầu kỳ, phức tạp nhưng cần đảm bảo sự nguyên nghiệp. Bên cạnh đó, bạn cũng phải chuẩn bị thêm các dụng cụ ăn uống cần thiết như muỗng, nĩa … và dĩa nhỏ để khách mời thưởng thức.

Thực đơn tại trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM hấp dẫn với nhiều món ăn nhẹ

Không gian tiệc trà

Tùy theo số lượng khách mời mà bạn sẽ lên kế hoạch sắp xếp tiệc trà một cách hợp lý. Hãy lựa chọn một địa điểm thông thoáng trong khuôn viên của trung tâm tổ chức. Không gian tiệc nên mang đến sự thoải mái khi di chuyển và không có quá nhiều trở ngại khi trở về vị trí ngồi ở phòng hội nghị.

Tiệc trà với cách phục vụ chuyên nghiệp tạo sự thoải mái

Bàn và ghế nghỉ

Thông thường, tiệc tea-break sẽ được phục vụ theo hình thức tiệc buffet. Sẽ thật bất tiện khi luôn phải đứng giao tiếp với đối tác. Vậy nên bạn có thể linh động sắp xếp những chiếc bàn tròn và ghế ngồi xung quanh để khách mời thoải mái tận hưởng cuộc trò chuyện.

CHI PHÍ QUÀ TẶNG KHÁCH MỜI

Bên cạnh những chi phí bên trên thì quà tặng cũng là một phần quan trọng để gây ấn tượng tốt với khách tham dự. Tùy theo tính chất sự kiện mà doanh nghiệp sẽ chọn ra những món quà phù hợp. Sổ tay hay bút máy đều là những món quà có tính ứng dụng cao. Hơn nữa chi phí cũng rất tiết kiệm nếu như bạn đặt với số lượng lớn. Ngoài ra, bạn cũng có thể tặng những sản phẩm mà doanh nghiệp sắp tung ra thị trường. Đây là món quà phù hợp nếu như đang tổ chức buổi sự kiện ra mắt sản phẩm.

CHI PHÍ DỰ TRÙ CHO CÁC TRƯỜNG HỢP PHÁT SINH

Để sự kiện diễn ra suôn sẻ theo đúng kế hoạch, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị một bảng dự trù chi phí nếu như không muốn bị hao hụt ngân sách một cách đáng tiếc. Các sự kiện dù chuẩn bị hoàn hảo đến đâu cũng có thể xảy ra những lỗi sai không đáng có. Thế nên chi phí dự trù phát sinh chính là một hạng mục quan trọng không thể xem nhẹ.

TỔNG KẾT

Sự đầu tư vào những chi phí này chưa bao giờ là thừa. Bởi chính sự chỉn chu và tỉ mỉ trong từng khâu tổ chức sẽ đánh giá doanh nghiệp ở một đẳng cấp khác. Hãy cân nhắc thật kỹ những chi phí mà bạn sẽ bỏ ra cho buổi sự kiện của mình. Hy vọng qua bài viết của Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM Gala Center, bạn sẽ có đủ thông tin cần thiết để tổ chức một buổi sự kiện thành công.