Gợi ý 7 mẹo hội nghị cho các nhà lập kế hoạch từ Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM Gala Center

Có thể bất cứ đội ngũ lập kế hoạch đại hội nào cũng đã từng nhận được những câu hỏi như “Làm thế nào để tổ chức đại hội thành công”, “Làm thế nào để mọi khách hàng đều cảm thấy yêu thích và hào hoa hứng thú với hội nghị của chúng tôi”... Đương nhiên, để tạo nên sự thành công cho một hội nghị sẽ cần rất nhiều yếu tố, cả từ khách quan đến chủ quan. Đó là lý do tại sao, trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM - Gala Center muốn gợi ý cho bạn 7 mẹo tổ chức hội nghị chuẩn nhất thông qua bài viết dưới đây. Cùng theo dõi nhé!

Gợi ý 7 mẹo tổ chức hội nghị hàng đầu cho nhà lập kế hoạch

1. Lên kế hoạch sớm

Tuy rằng một đại hội hay một hội nghị có thể chỉ cần chuẩn bị trong vòng vài tuần, nhưng để có sự lựa hoàn hảo về mọi thứ từ địa điểm đến kịch bản, diễn giả, nhà cung cấp bạn sẽ phải tốn nhiều thời gian hơn. Vì thế, lời khuyên của Gala Center đó là bạn nên lên kế hoạch chuẩn bị cho hội nghị/sự kiện ít nhất từ 03 đến 06 tháng để chắc chắn rằng mọi thứ đã nằm trong vòng kiểm soát. Không những thế, đây cũng là khoảng thời gian để bạn có thể theo dõi và kiểm tra tiến độ của từng chi tiết trong kế hoạch, từ đó giảm thiểu tình trạng xuất hiện các rủi ro bất ngờ. 

Ngoài ra, việc lên kế hoạch sớm cũng chính là món quà thời gian dành cho tất cả, đồng thời tăng cơ hội cho các khách mời, diễn giả, các nhân vật có ảnh hưởng sắp xếp đến tham dự sự kiện của bạn.

Lên kế hoạch sớm cho hội nghị để kiểm soát tốt hiệu quả của sự kiện

2. Lên kế hoạch chi phí toàn diện

Trước khi bắt tay vào lập kế hoạch, bạn cần đặt ra ngân sách cố định dành riêng cho sự kiện mà bạn muốn thực hiện, từ đó dễ dàng cân đối chi phí cho từng khâu trong buổi hội nghị. Khi đã định hình được số tiền bạn cần chi trả, việc tiếp theo là chia nhỏ ngân sách theo từng nhóm ví dụ như: khoản chi thuê địa điểm tổ chức, khoản chi cho tiệc tea-break, khoản chi cho quà tặng khách hàng … Nếu có thể, mỗi hạng mục bạn nên phân công cho một người đảm nhiệm nhằm kiểm soát tốt hơn chất lượng cho từng khâu. Và việc lên kế hoạch chi phí này cũng là bước đầu tiên để các bạn xây dựng thành công một sự kiện hội nghị hiệu quả. 

Luôn phải lên kế hoạch ngân sách cho sự kiện

3. Dự đoán quy mô khách mời của hội nghị

Nghe có vẻ đây là việc hiển nhiên nhưng thật chất việc ước tính số lượng khách mời là một yếu tố khá quan trọng trong khâu lên kế hoạch, bởi nó gần như ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hội nghị. Chẳng hạn như, giữa con số 200 và 400 khách mời cũng đã khiến bạn thay đổi mọi thứ trong kế hoạch từ việc chọn một địa điểm phù hợp đến chuyện tìm một chỗ đậu xe đủ lớn. Nói tóm lại, sự thoải mái của các đại biểu, khách mời là một trọng những nhân tố quyết định nên sự thành công của hội nghị. 

Ngoài ra, việc dự trù số lượng khách mời cũng sẽ khiến bạn dễ dàng xác định kinh phí cho buổi hội nghị hơn, nghiên cứu các báo giá sớm từ các địa điểm đã chọn và nhận được nhiều chính sách ưu đãi hơn.

Hãy dự tính số lượng khách mời tham dự để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp

4. Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp - Nâng cao trải nghiệm khách mời

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị rất quan trọng bởi đây chính là nơi mọi thứ trong kế hoạch của bạn được diễn ra. Các khâu trong kịch bản có trở nên mượt mà và ấn tượng hay không? trải nghiệm khách mời có được đáp ứng tối đa hay không? tất cả gần như đều phụ thuộc vào trung tâm hội nghị mà bạn lựa chọn. Chẳng hạn như về mặt địa lý, bạn nên chọn địa điểm gần khu vực trung tâm, bãi đậu xe lớn, tình trạng giao thông tuyệt vời … bởi đây cũng là yếu tố khiến khách mời không bị hoang mang, khó khăn trong việc tìm kiếm. Hay về mặt nội thất, bạn cũng cần chọn một trung tâm có đa dạng quy mô sảnh tiệc, thoáng mát, trang thiết bị tối tân … Nói tóm lại, sau khi nghiên cứu tệp khách mời của buổi hội nghị, bạn nên bắt đầu lên danh sách những trung tâm tổ chức hội nghị phù hợp với các tiêu chí trong kế hoạch. 

Không gian thoải mái, phù hợp sẽ nâng cao trải nghiệm khách mời tại hội nghị

5. Biết cách tạo điểm nhấn và duy trì sự hòa hợp 

Vấn đề hòa hợp giữa kịch bản, không gian, âm thanh, tiết tấu, nhịp điệu và dòng chảy xuyên suốt sự kiện là một trong những vấn đề hàng đầu tại bất cứ sự kiện nào. Đây cũng là chìa khóa giúp khách mời cảm thấy ấn tượng và trở nên hào hứng hơn ở hội nghị. 

Chẳng hạn như trong kịch bản, bạn nên đưa vào một vài thời khắc được xem là điểm nhấn nhằm giảm bớt cảm giác nhàm chán cho khách mời. Tuy nhiên, bạn cũng cần xem tình tiết đó có phù hợp và liên quan đến mục đích hội nghị bạn đang hướng đến hay không, để từ đó vừa thu hút được sự chú ý vừa hướng được khách mời đến mục tiêu mà mình mong muốn. 

Nếu bạn muốn ra mắt sản phẩm mới, những khoảnh khắc vừa làm cho khách mời hứng thú vừa có thể quảng bá dòng sản phẩm mà bạn có thể đưa vào chương trình đó là: Tặng quà cho khách mời, chơi minigame nhận quà …

Có thể thấy, đối với từng mục đích khác nhau, một hội nghị thành công sẽ có những hướng đi và điểm nhấn khác nhau, và điều bạn cần làm là quan sát và sắp xếp mọi thứ một cách phù hợp nhằm tạo nên sự khác biệt, mang đến nét độc đáo riêng cho hội nghị của bạn.

Xem thêm: Những món quà ấn tượng cho khách mời tại hội nghị

Hãy thu hút khách hàng bằng những món quà độc đáo mang tính thương hiệu

6. Thực đơn đa dạng - Từ tách trà/cà phê đến món ăn

Thực đơn hội nghị đóng vai trò như liều thuốc tinh thần cho khách mời trong bất kỳ sự kiện nào. Khi mục tiêu của bạn là muốn giữ cho mọi người tỉnh táo, vui vẻ và thoải mái thì chắc chắn rằng đồ ăn và thức uống luôn là yếu tố chính. Bạn nên lựa chọn kỹ càng từ tách trà, ly cà phê, cho đến bánh ngọt và một số món ăn cầm tay thú vị. Và đương nhiên, sự hòa hợp sẽ là kim chỉ nam khi bạn lựa chọn thực đơn cho buổi hội nghị. Ví dụ như buổi hội nghị của bạn diễn ra khá dài, bạn nên có một khoảng thời gian nghỉ dành cho tiệc chiêu đãi như teabreak, những món ăn cầm tay Canape và vài ly Cocktail sẽ dễ dàng gây ấn tượng với khách mời. Tuy nhiên, lời khuyên dành cho bạn là nên lựa chọn địa điểm tổ chức sở hữu thực đơn đa dạng, bởi sự phong phú của thực đơn sẽ khiến bạn dễ dàng hơn trong khâu lựa chọn món ăn, đồ uống phù hợp với khách mời.

Khách hàng dễ dàng ấn tượng bởi ẩm thực tại các buổi hội nghị

7. Dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

Bất kể ở lĩnh vực nào, dù là tiệc cưới, nhà hàng hay hội nghị thì chất lượng dịch vụ, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của một tổ chức luôn là mối quan tâm hàng đầu. Việc khách mời được chăm sóc tốt cũng là một mấu chốt quan trọng góp phần tạo nên sự thành công của hội nghị. Thế nên trước khi lựa chọn một trung tâm tổ chức hội nghị nào thì bạn cũng cần tham khảo qua các đánh giá về chất lượng dịch vụ của họ.

Xem thêm: Chi tiết 14 bước cơ bản để tạo nên một sự kiện hội nghị thành công

Chất lượng nhân viên của địa điểm tổ chức sẽ ảnh hưởng đến chất lượng hội nghị

Lý do trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM - Gala Center là lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp

Có thể thấy, thông qua 7 mẹo trên thì việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị chính là yếu tố chủ chốt giúp bạn hiện thực hóa kế hoạch đã lập ra. Và một trong những địa điểm phù hợp với các tiêu chí lựa chọn một trung tâm hội nghị mà doanh nghiệp cần thì Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM - Gala Center vẫn luôn là lựa chọn hàng đầu. Vậy trung tâm hội nghị Gala Center sở hữu những lợi thế gì, cùng tìm hiểu dưới đây nhé.

Vị trí thuận lợi

Tọa lạc tại số 415 Hoàng Văn Thụ, quận Tân Bình, Gala Center sở hữu vị trí địa lý thuận lợi khi giáp ranh với nhiều quận trung tâm như Phú Nhuận và Gò Vấp. Không những thế, khách mời có thể dễ dàng di chuyển từ các nơi khác bởi tình hình giao thông không quá khó khăn vào giờ cao điểm.

Sảnh tiệc đa dạng

Có thể nói, Gala Center là một trong những trung tâm có kiến trúc Tây Phương nổi bật nhất tại TPHCM. Không những thể, Trung tâm còn sở hữu đa dạng quy mô sảnh tiệc với 5 Đại sảnh mang nhiều phong cách khác nhau vô cùng ấn tượng, như 4 sảnh mang phong Xuân (Spring) - Hạ (Summer) - Thu (Autumn) - Đông (Winter) và 1 sảnh mang phong cách lễ hội (Festive). Mỗi sảnh tiệc đều mang một màu sắc đặc trưng tuy nhiên đều toát lên được vẻ sang trọng và đẳng cấp, phù hợp với tính chất của các sự kiện trọng đại, các buổi hội nghị quan trọng. 

Gala center sở hữu đa dạng quy mô sảnh hội nghị

Hệ thống nội thất tối tân

Nếu có dịp đến trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM - Gala Center, chắc chắn rằng bạn sẽ choáng ngợp bởi vẻ đẹp lung linh, hoành tráng của nội thất bên trong các sảnh tiệc. Bởi ngay từ khi bước vào, sảnh chờ với những chiếc đèn trần huyền ảo màu xanh, tím phối cùng các chất liệu cao cấp từ gỗ và đá sẽ khiến bạn cảm nhận được sự tráng lệ cũng như sự đầu tư chỉn chu của trung tâm. Ngoài việc bố trí các nội thất một cách tinh tế và đẹp mắt thì chất lượng của các trang thiết bị tại đây cũng vô cùng hiện đại và tối tân. Điều này đảm bảo cho hội nghị của bạn trở nên hoàn hảo hơn và được diễn ra một cách mượt mà nhất có thể.

Không gian sảnh chờ rộng rãi thuận lợi cho việc đón tiếp khách mời

Nội thất hội nghị sang trọng tại Trung tâm Hội nghị Gala Center

Thực đơn phong phú

Như đã nói, thực đơn đãi khách là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu mà các doanh nghiệp nên chú ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị.  Đến với Gala Center, khách hàng chắc chắn sẽ hài lòng bởi nhà hàng không chỉ sở hữu đội ngũ các đầu bếp tài năng, nhiều năm kinh nghiệm trong nghề mà còn sở hữu đa dạng các thực đơn cao cấp từ Âu đến Á. Gala Center sẵn sàng tư vấn, gợi ý cho bạn những thực đơn, món ăn, thức uống phù hợp với mong muốn của bạn cũng như là tiêu chí hội nghị, giúp nâng cao trải nghiệm ẩm thực của khách mời và góp phần tạo nên sự thành công của buổi hội nghị.

Thực đơn hội nghị đa dạng từ Âu sang Á

Dịch vụ, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp

Nắm bắt được tâm lý khách hàng, trung tâm hội nghị Gala Center luôn luôn đề cao chất lượng dịch vụ cũng như chất lượng nhân viên. Chính vì thế, khâu tuyển dụng luôn được trung tâm hội nghị chú trọng. Đội ngũ nhân viên phục vụ tại Gala Center đều phải trải qua quá trình đào tạo chuyên nghiệp để luôn trong trạng thái sẵn sàng lắng nghe, sẵn sàng phục vụ nhằm mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng. Có lẽ vì bởi sự tâm huyết, luôn quan tâm, thấu hiểu khách hàng này mà Trung tâm Hội nghị Gala Center luôn nhận được sự tin tưởng và là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp.

Trung tâm Hội nghị Gala Center luôn chú trọng chất lượng phục vụ

[embed]https://www.youtube.com/watch?v=ePSKxlwUkzI&t=152s[/embed]

Khám phá Trung tâm Tổ chức Hội nghị TPHCM - Gala Center

Tổng kết

Bên trên, Trung tâm Tổ chức Hội nghị TPHCM - Gala Center vừa chia sẻ đến bạn những mẹo vô cùng hữu ích khi bắt đầu lên kế hoạch cho một buổi hội nghị chất lượng. Mong rằng những thông tin này sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc dẫn dắt một buổi hội nghị thành công cũng như là mong rằng Trung tâm Hội nghị Gala Center sẽ có cơ hội đồng hành cùng các bạn trong tương lai.