Các bước cơ bản để tổ chức một buổi hội nghị khách hàng với dịch vụ tổ chức hội nghị TPHCM 

Sau một thời gian gắn bó lâu dài, các doanh nghiệp thường sẽ có những buổi hội nghị nhằm tri ân khách hàng đã dành sự tin tưởng và cùng đồng hành với thương hiệu. Và đương nhiên để buổi hội nghị khách hàng diễn ra thành công tốt đẹp, chắc chắn sẽ tốn rất nhiều thời gian để nghiên cứu và lên kế hoạch. Trong bài viết này, Gala Center sẽ giải đáp thắc mắc thường gặp của các doanh nghiệp “Đâu là dịch vụ tổ chức hội nghị TPHCM đáng để trao trọn niềm tin” cùng những lưu ý quan trọng trong quá trình tổ chức hội nghị.

THẾ NÀO LÀ HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG?

Hội nghị được hiểu đơn giản chỉ là một cuộc họp được tổ chức nhằm tổng kết những hoạt động, kết quả kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định. Từ đó, doanh nghiệp rút ra những kinh nghiệm hữu ích hoặc để tri ân, cảm ơn nhân viên, đối tác … và khách hàng, đồng thời vạch ra những hướng phát triển mới cho chặng đường tiếp theo trong tương lai. Đáp ứng nhiều nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp, nhiều buổi nghị và sự kiện đã ra đời như: hội nghị tổng kết, hội nghị khách hàng, hội nghị xúc tiến thương mại … hay họp báo ra mắt sản phẩm mới. 

Xu hướng hiện nay của nhiều doanh nghiệp là tổ chức được một buổi hội nghị khách hàng nhằm mục đích kết nối, trao đổi … hoặc thăm dò ý kiến giúp duy trì sự trung thành đối với sản phẩm/dịch vụ của công ty. Một sự kiện khách hàng ấn tượng sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bên cạnh bản kế hoạch chi tiết về thời gian và chương trình thì địa điểm tổ chức lý tưởng cũng góp phần không nhỏ vào sự thành công của buổi hội nghị này.

Có thể nói, hội nghị khách hàng được xem là một sự kiện quan trọng giúp tăng sự tin tưởng ở các đối tác, gắn kết khách hàng cũ và thu hút khách hàng tiềm năng, từ đó sẽ tạo nên lợi thế cạnh tranh ấn tượng ở các doanh nghiệp.

Hội nghị khách hàng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG 

Nhận thức được vai trò quan trọng cũng như lợi ích to lớn mà hội nghị khách hàng mang lại, vì vậy Gala Center sẽ đưa ra thông tin cùng một vài bước cơ bản trong quy trình tổ chức để buổi hội nghị được diễn ra suôn sẻ, thể hiện được sự chuyên nghiệp và tính sáng tạo của thương hiệu trước khách mời. 

LÊN DANH SÁCH KHÁCH MỜI

Với bất kỳ sự kiện nào, việc quan trọng cần trước tiên chính là lên danh sách khách mời. Doanh nghiệp cần xác định buổi hội nghị sẽ có những ai tham dự, số lượng bao nhiêu người, độ tuổi … và phân vị khách mời thế nào. Chắc chắn không thể thiếu những khách mời là đối tác lớn, lâu năm như nhà phân phối hay đại lý, khi đó công ty nên gửi lời mời đến giới truyền thông nhằm xây dựng hình ảnh thương hiệu đến với thị trường. 

Không chỉ vậy, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những chiếc thiệp mời một cách kỹ càng, vì đây chính là bộ mặt của toàn thể công ty được gửi đến khách hàng như lời cảm ơn trân trọng nhất. Bên cạnh đó, việc lên danh sách khách mời cũng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong quá trình quản lý và tiếp đón, tránh tình trạng bỏ sót khách mời.

Lên danh sách khách mời phù hợp với quy mô hội nghị

XÁC ĐỊNH THỜI GIAN TỔ CHỨC 

Xác định thời gian là bước quan trọng tiếp theo trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng. Doanh nghiệp cần chọn thời điểm hợp lý để tổ chức là lúc khách mời không bị kín lịch công việc hoặc các vấn đề cá nhân khác.

Theo kinh nghiệm cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị TPHCM, Gala Center đánh giá được thời điểm có tỷ lệ khách tham dự cao là vào những ngày cuối tuần. Bên cạnh đó, các công ty cũng cần lưu ý đến khách hàng và đối tác rằng, trong trường hợp không thể đến tham dự hội nghị thì có thể thông báo lại với người mời hoặc nhân sự quản lý sự kiện trong thời gian sớm nhất.

TÌM KIẾM ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

Địa điểm tổ chức hội nghị cũng được xem là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của buổi hội nghị. Trước tiên, công ty nên lựa chọn những địa điểm có vị trí thuận lợi, gần trung tâm thành phố để khách mời có thể dễ dàng tìm kiếm và di chuyển. Sau đó hay ưu tiên chọn những trung tâm hội nghị mang tính chuyên nghiệp với hệ thống sảnh sang trọng, quy mô đa dạng, ẩm thực độc đáo cũng như là nên để ý đến những yếu tố khác như an ninh và an toàn.

Một trung tâm hội nghị uy tín sẽ khiến buổi hội nghị của bạn thêm phần ấn tượng

XÂY DỰNG KỊCH BẢN TỔ CHỨC

Đương nhiên, một điều cơ bản và cần thiết trong bất kỳ buổi hội nghị nào chính là xây dựng được một kịch bản chương trình chi tiết để sự kiện được diễn ra suôn sẻ và trọn vẹn. Một kịch bản được nghiên cứu kỹ lưỡng sẽ đảm bảo mọi hạng mục được thực hiện đầy đủ và đúng tiến độ. Không những thế, doanh nghiệp còn có thể dự đoán trước những tình huống phát sinh và có biện pháp phòng tránh hiệu quả. 

Để lên một kịch bản hoàn thiện và ấn tượng, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu để có thể lựa chọn chủ đề xuyên suốt cho toàn bộ chương trình của buổi hội nghị. Từ đó, bắt đầu lên kế hoạch cho những yếu tố như thiệp mời, thiệp cảm ơn, quà tặng, sân khấu, backdrop, quà tặng, banners ... được thiết kế đồng bộ theo chủ đề đó. 

Một kịch bản hoàn hảo sẽ khiến hội nghị thêm phần trọn vẹn

Một điều cần lưu ý đó là nên hạn chế tái sử dụng kịch bản cũ của những năm trước để tránh gây nhàm chán cho khách mời. Không những thế, kịch bản cũng cần có những khoảnh khắc quan trọng như văn nghệ nhằm tạo điểm nhấn cho sự kiện. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần tính toán kỹ số lượng tiết mục vừa đủ để tránh làm loãng đi nội dung của hội nghị. 

Ngoài ra, người quản lý sự kiện hãy luôn ghi chú lại công việc theo thời gian thực hiện và tiến độ hoàn thành để dễ dàng giám sát. Mọi thứ phải thật sự được chuẩn bị tốt trước ngày tổ chức từ 1 - 2 ngày đề phòng bất cứ vấn đề phát sinh nào, doanh nghiệp có thể kịp thời ứng phó.

TẠI SAO NÊN CHỌN DỊCH VỤ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TPHCM TẠI GALA CENTER?

Sau nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực nhà hàng, tổ chức hội nghị, Gala Center được đánh giá cao bởi nhiều khách hàng khi là lựa chọn uy tín cho các doanh nghiệp để tổ chức các buổi hội nghị từ quy mô nhỏ đến lớn. Với những lợi thế đặc biệt, trung tâm hội nghị Gala Center đảm bảo sẽ mang đến sự hài lòng cho các công ty lẫn các vị khách mời đến tham dự.

VỊ TRÍ ĐẮC ĐỊA

Tọa lạc tại vị trí thuận lợi giữa trung tâm của quận Tân Bình, nơi giao thoa giữa các quận trung tâm của thành phố Hồ Chí Minh, Trung tâm hội nghị Gala Center có địa chỉ tại 415 Hoàng Văn Thụ, là một vị trí dễ dàng thu hút được sự quan tâm của khách hàng. Bên cạnh giao thông thuận tiện thì Gala Center còn nằm gần các địa điểm chủ chốt như: sân bay, tuyến đường sắt … do đó, các khách mời từ nơi xa có thể dễ dàng di chuyển và tìm kiếm đến tham dự.  

THÁI ĐỘ PHỤC VỤ TẬN TÌNH, CHUYÊN NGHIỆP

Để có thể chiếm được sự tin tưởng và an tâm lựa chọn nơi đây làm địa điểm tổ chức hội nghị của doanh nghiệp, Gala Center sở hữu một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và chu đáo cùng cách phục vụ lẫn thái độ niềm nở, nhiệt tình chắc chắn sẽ làm khách mời hài lòng. Bất kỳ các thắc mắc hay vấn đề cần giải đáp đều được đội ngũ của Gala Center hỗ trợ hết mình và xử lý nhanh chóng.

Dịch vụ tổ chức hội nghị TPHCM luôn được đánh gia cao bởi cách phục vụ chuyên nghiệp

PHONG CÁCH SẢNH HỘI NGHỊ ĐẲNG CẤP 

Xứng danh là một trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM có uy tín trong ngành, Gala Center chiếm trọn sự yêu thích của toàn bộ khách mời bởi hệ thống sảnh hội nghị với khán phòng rộng lớn. Trung tâm sở hữu 5 đại sảnh, chiều cao trần lên đến 6m và sức chứa đạt đến 1400 khách, hoàn toàn có thể đáp ứng quy mô của mọi buổi hội nghị. Bên cạnh đó, Gala Center còn có hệ thống âm thanh, ánh sáng cực kỳ chất lượng được nhập khẩu từ nước ngoài để đảm bảo mọi trải nghiệm của quan khách đều tuyệt vời. 

Gala Center đa dạng phong cách sảnh hội nghị

TỔNG KẾT

Qua những thông tin trên, chắc hẳn các bạn đã phần nào nắm được những quy trình cơ bản để khiến hội nghị khách hàng của mình trở nên hoàn hảo nhất có thể. Bên cạnh không gian sự kiện sang trọng, nhân viên tận tâm chu đáo, ẩm thực đa dạng phù hợp với nhiều khẩu vị khách mời cùng hệ thống trang thiết bị hiện đại, dịch vụ tổ chức hội nghị TPHCM tại Gala Center hứa hẹn sẽ mang đến nhiều trải nghiệm thú vị và bất ngờ cho các khách hàng của doanh nghiệp bạn, đẳng cấp, chuyên nghiệp và sang trọng!

Bất kỳ thắc mắc hay khó khăn trong quá trình tìm kiếm, chọn lựa dịch vụ tổ chức hội nghị TPHCM, hãy liên hệ ngay với Gala Center nhé. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn bạn hết mình! 

>> Xem thêm: 8 chi phí quan trọng mà doanh nghiệp phải biết khi chọn lựa Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM