5+ Bí quyết tiết kiệm chi phí khi làm sự kiện tại trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM

Khi tổ chức các sự kiện, điều đầu tiên mà các doanh nghiệp quan tâm đó là vấn đề chi phí. Nó quyết định quy mô, ý tưởng và toàn bộ sự thành công của sự kiện đó. Vậy làm thế nào để có một sự kiện thành công khi tổ chức tại trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM với một chi phí hợp lý vừa phải? Cùng Gala Center tìm hiểu những bí quyết dưới đây nhé!

1. Xác định chính xác số lượng khách mời

Lên danh sách khách mời là điều đầu tiên phải làm trong bất cứ sự kiện nào. Tiếp theo là danh sách của bộ phận nhân viên. Bên cạnh đó, cần phải quan tâm thêm về việc họ đi một mình hay đôi, nhóm. Việc ước tính này mang lại sự chính xác hoặc gần chính xác số lượng khách mời giúp bạn đặt đủ số bàn tiệc mà không hoang phí. Cạnh đó, bạn nên dự trù thêm số lượng khách phát sinh chỉ cần từ 2-3 bàn không cần quá nhiều. 

Có danh sách khách mời cụ thể để phục vụ tốt hơn

2. Lập bản kế hoạch cho từng chi phí cụ thể 

Đây là một bản kế hoạch định ra cho tất cả các khoản chi phí cần thiết trong một sự kiện. Dựa vào đây, bạn có thể dễ dàng lên kế hoạch. Mặt khác còn giúp quản lý các chi phí cần chi cho một vấn đề nào đó một cách tốt nhất.

Hơn nữa, bảng dự toán này còn giúp cho bạn hay người tổ chức event có cái nhìn tổng thể về các khoản thu - chi trong sự kiện đó, nắm bắt và kiểm soát đúng với khoản ngân sách mà công ty đã phân bổ.

Trong bảng chi phí này bao gồm một số mục như: 

• Chi phí về địa điểm tổ chức
• Chi phí dựng sân khấu và thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng 
• Chi phí trang trí sự kiện
• Chi phí thực đơn trong sự kiện (buffet, teabreak, đãi tiệc theo bàn, tiệc chay,...)
• Chi phí về truyền thông sự kiện (xin giấy phép sự kiện, quảng cáo, báo chí,...)
• Chi phí quay phim, chụp ảnh
• Chi phí quà tặng khách mời khi tới buổi tiệc 
• Chi phí cho các buổi trình diễn trong sự kiện (âm nhạc, MC dẫn chương trình...)
• Chi phí dự trù các tình huống phát sinh (hư hỏng máy móc)

Bản kế hoạch dự toán giúp ta nắm bắt được cụ thể ngân sách

3. Lựa chọn thời gian tổ chức phù hợp tại trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM

Tránh giờ cao điểm

Nếu bạn đã nghe đến mùa cưới thì chắc chắn trong đó cũng có mùa sự kiện. Mùa của các buổi sự kiện thông thường rơi vào khoảng cuối năm từ thời gian tháng 11 kéo dài đến tận tháng 2, tháng 3 năm sau. Vì đây là thời điểm các doanh nghiệp thường tổ chức những buổi tiệc như: year end party, tiệc tân niên, họp đối tác, định hướng doanh nghiệp,... Dựa vào đó nhu cầu tổ chức sự kiện sẽ lớn hơn và các chi phí cũng sẽ có phần đắt đỏ hơn.

Nên tránh thời gian cao điểm của mùa sự kiện để tiết kiệm chi phí

Thế nên, nếu doanh nghiệp của bạn tổ chức các hội nghị về khách hàng hay doanh nghiệp, ra mắt sản phẩm,... Có thể tổ chức vào những tháng còn lại để tiết kiệm chi phí.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp chọn tổ chức sự kiện tại các trung tâm hội nghị TPHCM thì nên tránh tổ chức vào tháng 8 vì đây là tháng của mùa cưới và chi phí sẽ càng đắt đỏ hơn.

Nên tổ chức những ngày trong tuần

Cuối tuần là khoảng thời gian tiệc tùng nên chi phí dịch vụ của các nhà hàng có thể phát sinh nhiều hơn. Còn các ngày trong tuần, các dịch vụ tổ chức có xu hướng rẻ hơn. Vì vậy, nếu sự kiện của bạn chỉ mang tính chất vui chơi, giải trí, học thuật, kinh doanh,... bạn có thể cân nhắc tổ chức vào buổi tối trong tuần sẽ giúp tiết kiệm ngân sách mà vẫn sử dụng các dịch vụ chất lượng tương đương.

4. Thuê MC và ban nhạc với chi phí vừa phải

Không cần phải mời những ngôi sao ca nhạc nổi tiếng để xuất hiện thì bữa tiệc mới sôi động. Chỉ cần MC hoặc ca sĩ trẻ có nghệ thuật khuấy động khéo léo đã rất tuyệt vời. Chỉ cần một bữa tiệc có không gian thoải mái gần gũi đã khiến cho các khách mời yêu thích rồi. Bởi vì quan trọng nhất đối với một bữa tiệc tất niên vẫn là trải nghiệm của khách mời và thành viên công ty.

Chỉ cần những tiết mục đủ để làm bữa tiệc sôi động là đủ

Thật ra, ngay cả khi không đủ ngân sách để thuê ca sĩ bên ngoài, quý doanh nghiệp vẫn có thể khích lệ tinh thần các phòng ban trong công ty để họ tự biểu diễn các tiết mục của riêng mình. Hoặc chỉ cần một người MC có khả năng ăn nói lưu loát, hoạt ngôn vui vẻ thay vì một người mang tính chuyên nghiệp ngoài kia nhưng chưa chắc đã tốt hơn người của mình đâu nhé. Tiết mục “nhà trồng” gần gũi, ý nghĩa từ chính nhân sự nội bộ càng có thể mang lại sự ấm áp, thắt chặt tình cảm giữa mọi người hơn nữa.

>>> Tổng hợp các ý tưởng hay cho những buổi tiệc nội bộ của công ty

5. Chọn món ăn đơn giản và không cần quá đắt đỏ

Thực đơn quyết định đến phần lớn chi phí của bữa tiệc. Với lối sống hiện đại ngày nay, không cần phải chọn lựa những món sơn hào hải vị thượng hạng đắt đỏ để chứng tỏ mức độ sang trọng của bữa tiệc.

Tea-break đơn giản nhưng vừa ngọt ngào vừa đẹp mắt

Với xu hướng ưu tiên sự bổ dưỡng và tốt cho sức khỏe như hiện nay. Các doanh nghiệp chỉ cần nghiên cứu cho vào thực đơn món ăn có hương vị đặc sắc, thơm ngon chế biến từ các nguyên liệu đơn giản an toàn cho sức khỏe khách mời. Bấy nhiêu thôi là cũng đủ tạo nên điểm nhấn riêng biệt, hoàn hảo cho những sự kiện mà không cần hao tốn quá nhiều chi phí.

Khám phá dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM Gala Center

Không gian rộng rãi

Các công ty sẽ được đáp ứng đầy đủ các tiêu chí khi đến với Gala Center: từ không gian sảnh tiệc sang trọng, cơ sở vật chất cao cấp, thiết bị hiện đại, đến phong cách bày trí tinh tế. Tùy theo từng tính chất của sự kiện, hội nghị hay hội thảo mà đội ngũ trung tâm sẽ tư vấn và linh động sắp xếp không gian và bày trí chỗ ngồi phù hợp. 

Không gian hội nghị trang trọng đẳng cấp tại Gala Center

Một buổi hội nghị, hội thảo cần sự trang trọng và tôn nghiêm. Do đó, Gala Center sẽ ưu tiên tối giản các chi tiết trang trí và tập trung vào chất lượng ở trung tâm sân khấu. Điều này để làm nổi bật sự trang nghiêm cho không gian. Còn đối với các buổi sự kiện mang tính chất vui tươi gần gũi như tiệc tất niên, tiệc tân niên,… Gala Center sẽ ưu tiên đến các chi tiết trang trí với màu sắc tươi sáng, độc đáo, mới lạ và đầy sáng tạo.

>>> Xem thêm: 6+ Điều cần lưu ý khi chọn nơi tổ chức sự kiện TPHCM

Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM Gala Center có sảnh tiệc trang trọng

Với tính chất trọng đại của các hội nghị hay sự gần gũi vui tươi của các bữa tiệc. Gala Center có thể đáp ứng đầy đủ đa dạng đầy đủ với 5 sảnh theo từng chủ đề khác nhau: 4 mùa trong năm và sảnh tiệc Festive.

Sảnh Festive với hệ thống âm thanh ánh sáng hiện đại

Với sức chứa lên đến 1000 khách, đây là một không gian sang trọng, đẳng cấp. Kết hợp với hệ thống âm thanh hiện đại cho những buổi trình diễn vui hấp dẫn. Bên cạnh đó là sự rực rỡ dưới những ánh đèn khiến đêm tiệc như biến thành một lễ hội nhộn nhịp, tưng bừng. 

Điểm đặc biệt ở sảnh Festive có lẽ nằm ở những ánh đèn nhỏ được bố trí trên trần tựa như bầu trời đầy sao. Đây là điều làm cho không gian thoáng rộng hơn. Tạo cảm giác mới lạ cho toàn bộ khách mời tham dự, một nét đẹp lung linh và huyền ảo khó tả.

Thực đơn phong phú

Hiểu được mong muốn của các doanh nghiệp, Gala Center tự tin có thể đáp ứng tốt mọi khách mới khó tính với thực đơn đa dạng cùng nhiều chương trình ưu đãi. Từ tiệc theo bàn, tiệc buffet, hay đến cả những dạng tiệc ngắn như tiệc finger food. 

Thực đơn tại trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM Gala Center đa dạng

>>> Có thể bạn quan tâm: Hơn 20+ mẫu thực đơn cao cấp cho hội nghị và sự kiện thêm ấn tượng

Đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu, chúng tôi sẽ tư vấn và cung cấp chi tiết từ A đến Z toàn bộ chi phí tổ chức, bản kế hoạch, việc trang trí và giám sát đều sẽ hoàn thành chu đáo. Đồng thời, doanh nghiệp cũng được tư vấn kỹ càng về phong cách trang trí sảnh sự kiện, thực đơn tiệc và những tiết mục giải trí. Với đội ngũ chuyên nghiệp được đào tạo bài bản cùng nhiều năm kinh nghiệm, Gala Center sẽ giúp bạn có một sự kiện thành công mỹ mãn mà không có bất kỳ trở ngại nào.

Kết

Phía trên là những chia sẻ của Gala Center về cách tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện tại trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM. Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn lên được kế hoạch về ngân sách của sự kiện cho doanh nghiệp của mình một cách hợp lý nhất. Chúc bạn thành công!

>>> Xem thêm: Cách chọn trung tâm tổ chức hội nghị tphcm phù hợp theo từng loại hình sự kiện