4 Bước tổ chức sự kiện quy mô lớn tại các trung tâm hội nghị TPHCM
Những sự kiện lớn và quan trọng thường cần đến vài tháng để có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh những rủi ro không đáng có, nhất là khi quyết định tổ chức tại những trung tâm hội nghị TPHCM thì bạn cần có một danh sách các việc cần làm thật chi tiết để có thể đưa ra sự lựa chọn hợp lý nhất. Trong bài viết này, Gala Center sẽ cùng bạn thảo luận những bước cơ bản để bạn có thể tổ chức một hội nghị quy mô lớn thành công nhé.
Những bước lên kế hoạch khi chọn trung tâm hội nghị TPHCM
Hội nghị cần được lên kế hoạch chi tiết
Lý tưởng nhất là ngay khi có đề xuất về hội nghị, bạn hãy xây dựng một kế hoạch từ tổng quát đến chi tiết cho dự án của bạn. Việc này giúp bạn có thêm thời gian để điều chỉnh kế hoạch sau khi nhận được phản hồi về các thay đổi của của cấp trên, hoặc vì bất cứ lý do bất khả kháng nào khác. Đây được xem là quy tắc bất di bất dịch trong bất kỳ sự kiện lớn nhỏ nào. Trong bản đề xuất dự án này, bạn cần những thông tin sau:
1. Thông tin về các trung tâm hội nghị TPHCM
Bạn cần có một bản proposal hoàn chỉnh cho hội nghị của bạn bao gồm các đề mục có thể trả lời cho 5 câu hỏi What-Where-Which-When-Why and How. Hội nghị này về chủ đề gì? Tổ chức ở đâu? Đây là loại hội nghị nào, có đặc trưng gì? Khi nào hội nghị được diễn ra? Mục đích của hội nghị là gì? Hội nghị sẽ được diễn ra như thế nào?
Qua đây, bạn sẽ nắm rõ được chủ đề và tiến hành xây dựng kịch bản, đường dây cho hội nghị. Nhất là khi thị trường các trung tâm hội nghị thành phố HCM luôn tấp nập thì việc có kế hoạch cụ thể từ sẽ giúp bạn đưa ra những sự lựa chọn từ địa điểm đến dịch vụ một cách tốt nhất.
2. Lên danh sách các hoạt động
Bạn nên lên danh sách chính xác những hoạt động trước, trong và sau khi phục vụ cho sự kiện chính. Việc này sẽ giúp bạn xác định được những yếu tố liên quan có thể bổ trợ cho các hoạt động đó như thiết bị, nhân sự, kinh phí,… một cách tổng thể từ sớm để dễ dàng điều động và sắp xếp hợp lý.
3. Dự trù quy mô và ngân sách
Lập ngân sách trước giúp bạn đưa ra lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM hợp lý
Đây được xem là phần rất quan trọng trong quá trình tổ chức bất kỳ hội nghị hay sự kiện nào. Dựa vào kết quả mà hội nghị mang lại, bạn có thể lên bảng dự trù ngân sách để đảm bảo số tiền bạn đầu tư là hợp lý.
Về quy mô hội nghị, bạn nên chốt danh sách khách mời từ sớm để chọn trung tâm hội nghị phù hợp với số lượng để tránh trường hợp quá tải, chen chúc, thiếu chuyên nghiệp. Đồng thời cũng giảm được kinh phí không cần thiết với diện tích phòng quá lớn, không sử dụng hết.
4. Lên thực đơn cho hội nghị
Đối với những hội nghị có quy mô vừa và nhỏ, kéo dài khoảng 2 tiếng thì phục vụ teabreak hầu như không cần thiết. Tuy nhiên với những sự kiện lớn hơn như hội nghị ra mắt sản phẩm, quảng bá, công chiếu phim,… thì teabreak được xem là một cách hay ho để giúp khách mời thêm phần thích thú và cảm thấy được quan tâm hơn.
Thông thường, teabreak sẽ diễn ra sau khi hội nghị bắt đầu được 1 tiếng hoặc 1 tiếng rưỡi tuỳ vào timeline nội dung. Bạn nên lựa chọn những món ăn nhẹ nhàng và thuận tiện để mang đi. Lý tưởng nhất là bánh ngọt, trái cây và trà hoặc nước ép nhé.
Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM với teabreak bắt mắt, nhẹ nhàng
>>> Có thể bạn quan tâm: Khám phá thực đơn tiệc phong cách Á – Âu sang trọng tại trung tâm hội nghị TPHCM Gala Center
5. Lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM phù hợp
Sau khi đã có bảng kế hoạch dự án cũng như ngân sách chi tiết, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm và lựa chọn trung tâm hội nghị để đặt phòng từ sớm. Những gì bạn cần lưu ý là vị trí, sức chứa, phong cách trang trí cũng như những dịch vụ mà trung tâm mang lại có phù hợp với tính chất của hội nghị hay không.
Tốt nhất là bạn hãy lên danh sách chi tiết những trang thiết bị mà bạn cần cho những hoạt động của hội nghị và kiểm tra xem địa điểm đó có đáp ứng tốt được không. Bên cạnh đó, bạn có thể so sánh giá cả và chất lượng để đưa ra lựa chọn hợp lý.
Gala Center – Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM sang trọng, chuyên nghiệp
Vị trí địa lý thuận lợi
Với vị trí đắc địa nằm trên con đường Hoàng Văn Thụ vô cùng rộng rãi, thông thoáng. Gala Center rất thuận tiện để di chuyển sang các quận trung tâm lân cận như quận 3, quận 10 và chỉ mất khoảng 20 phút để đưa đón sân bay Tân Sơn Nhất. Điều này khiến Gala Center trở thành một trong những sự lựa chọn hàng đầu cho những hội nghị, sự kiện có quy mô lớn.
Đa dạng các sảnh với phong cách hiện đại
Sảnh Spring dịu dàng (100 – 480 khách)
Đến với sảnh Spring, bạn sẽ cảm thấy thoải mái và dễ chịu với tone màu hồng tím nhẹ nhàng và bắt mắt. Đây là sảnh thường được các quý công ty lựa chọn cho những hội nghị của các ngành hàng như làm đẹp, mỹ phẩm hoặc tiệc tất niên vào cuối năm. Sức chứa của sảnh dao động từ 100 đến hơn 400 khách, đảm bảo đáp ứng được nhiều loại hội nghị khác nhau.
Sảnh Summer rực rỡ (120 – 550 khách)
Hội nghị theo kiểu bàn tròn tại trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM Gala Center
Với những họa tiết mạ kim loại được trang trí trên nền vàng đồng rực rỡ, sảnh Summer không chỉ mang đến sự tươi mới, nhiệt huyết mà còn vô cùng cá tính và nổi bật. Sảnh này sẽ phù hợp với các buổi hội nghị trẻ trung, năng động và cũng không kém phần sang trọng.
Sảnh Autumn chan hoà (100 – 500 khách)
Được trang trí dựa trên không khí mùa thu nhẹ nhàng với sắc cam ấm áp làm chủ đạo. Sảnh mùa thu rất thích hợp trong những sự kiện hoặc hội nghị cần sự thân mật và gắn kết. Vì vậy những buổi hội nghị tổng kết năm hoặc công chiếu phim có chủ đề nhẹ nhàng, gần gũi thường được diễn ra ở đây.
Sảnh Winter lộng lẫy (120 – 550 khách)
Lấy cảm hứng từ những ngày tuyết rơi trắng xóa, sảnh Winter mang lại cảm giác sang trọng và hiện đại của trời Âu với hệ thống đèn lung linh. Không gian được điểm xuyết thêm một vài chi tiết đỏ rực để tạo điểm nhấn và cân bằng lại với phông nền trắng và xanh đen.
Sảnh Festive sắc màu (550 – 1400 khách)
Ngoài 4 sảnh tiệc như bài ca 4 mùa Xuân Hạ Thu Đông thì sảnh Festive là sảnh dành riêng cho mùa lễ hội với sức chứa cực lớn lên đến 1400 khách. Đây là sảnh có kiểu trang trí phù hợp với nhiều loại sự kiện và hội nghị khác nhau với các tông màu tươi sáng, vui tươi.
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tình
Nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm tại Gala Center
Một trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM chuyên nghiệp như Gala Center sẽ chắc chắn giúp cho các hoạt động trong hội nghị của bạn được diễn ra đúng như kế hoạch. Điều này nhờ vào đội ngũ nhân viên đã được đào tạo bài bản và chỉnh chu trong việc bố trí, sắp xếp không gian hội nghị. Ngoài ra, tại Gala Center cũng có những chuyên viên về các thiết bị công nghệ, sẵn sàng hỗ trợ nếu có bất kỳ trục trặc nào.
Trang thiết bị hiện đại, cao cấp
Phần được xem là quan trọng bậc nhất của những hội nghị lớn là trang thiết bị phải đảm bảo cung cấp được chất lượng tốt nhất để phục vụ cho các hoạt động diễn ra. Tại Gala Center, từ âm thanh ánh sáng cho đến hệ thống máy chiếu đều là những thiết bị cao cấp; luôn có kết nối internet tốc độ cao,…
Kết
Qua bài viết trên, Gala Center hi vọng bạn sẽ có thêm kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện cũng như có thể đưa ra sự lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM phù hợp. Chúc hội nghị của bạn sẽ được diễn ra thành công và suôn sẻ.
>>> Có thể bạn quan tâm: Bí quyết lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị tại TPHCM chuyên nghiệp, uy tín
